Was ist eigentlich ein externer Datenschutzbeauftragter?
Der externe Datenschutzbeauftragte ist ein spezialisierter Datenschutzexperte, der ein Unternehmen als externer Dienstleister unterstützt. Durch seine fundierte Ausbildung und langjährige Erfahrung im Datenschutzrecht verfügt der externe Datenschutzbeauftragte über eine hohe Fachkompetenz und nimmt die Rolle des Datenschutzbeauftragten (DSB) vollumfänglich ein.
Externe Datenschutzbeauftragte beraten die Geschäftsführung umfassend in Datenschutzfragen und schulen die Beschäftigten. Darüber hinaus überprüfen sie die technische und organisatorische Umsetzung des Datenschutzes im Unternehmen und koordinieren die Kommunikation mit den zuständigen Datenschutzbehörden.
Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sind Unternehmen in den folgenden Fällen dazu verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen:
Unternehmen, bei denen mindestens 20 Personen dauerhaft mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind
Unternehmen, deren Kerntätigkeit die systematische Verarbeitung personenbezogener Daten ist
Unternehmen, die besonders sensible personenbezogene Daten verarbeiten
Unternehmen, die eine Pflicht zur Benennung in Abhängigkeit der Verarbeitungssituation haben
im Falle einer Datenverarbeitung, die der Datenschutz-Folgenabschätzung unterliegt
im Falle der geschäftsmäßigen Verarbeitung zu Übermittlungszwecken
Externer oder interner Datenschutzbeauftragter – Was ist der Unterschied?
Kosten
Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten sind transparent und klar planbar. Ein interner Datenschutzbeauftragte hingegen verursacht neben seiner regulären Vergütung auch Kosten für Aus- und Weiterbildung.
Zudem kann der Mitarbeiter in der Zeit, in der er als Datenschutzbeauftragter tätig ist, nicht seiner Haupttätigkeit nachgehen und auf diese Weise zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen. Die damit einhergehenden finanziellen Auswirkungen erhöhen sich, je mehr Zeit ein interner Datenschutzbeauftragter anteilig mit dieser Aufgabe verbringt.
Stellung
Ein interner DSB verfügt über einen besonderen Kündigungsschutz. Bei einem externen DSB ist die Laufzeit der Zusammenarbeit im Gegensatz dazu über einen Dienstleistungsvertrag klar geregelt.
Bei der Bestellung eines internen DSB muss zudem gewährleistet werden, dass kein Interessenskonflikt zwischen dem Amt des Datenschutzbeauftragten und sonstigen betrieblichen Verpflichtungen entsteht. Dahingegen verfügt ein externer DSB aufgrund seiner unabhängigen Stellung von Beginn an über eine neutrale Position im Unternehmen.
Akzeptanz
Als zertifizierter Datenschutzexperte mit einschlägiger Ausbildung und hohem Fachwissen genießt ein externer DSB im Unternehmen eine hohe Akzeptanz für diese Rolle. Für einen Beschäftigten, der zum internen Datenschutzbeauftragten benannt wird, kann sich dies oftmals schwieriger gestalten.
Haftung
Wenn ein interner Datenschutzbeauftragter im Rahmen seiner Tätigkeit Fehler macht, bleibt das volle Haftungsrisiko in der Regel im Unternehmen und wird von der Geschäftsführung getragen. Ein externer Datenschutzbeauftragter übernimmt dagegen normalerweise einen Teil der Haftung und ist gegen mögliche Schäden versichert, insofern diese aus seiner Beratung hervorgehen. Das Haftungsrisiko für das Unternehmen sinkt also je nach Vertragsgestaltung.
Welche Kosten fallen für einen externen Datenschutzbeauftragten an?
Die wesentlichen Faktoren, die die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten bestimmen, sind:
Die Größe und Branche des jeweiligen Unternehmens
Der Umfang der Datenverarbeitung
Im Vergleich zur Wahl eines externen Datenschutzbeauftragten fallen bei der Benennung eines internen Beschäftigten für diese Rolle zusätzliche Kosten für Faktoren wie regelmäßige Aus- und Weiterbildungen an. Dahingegen zeichnet sich die preisliche Kalkulation bei einem externen DSB durch eine hohe Transparenz und Planbarkeit aus.
Welche Aufgaben übernimmt ein externer Datenschutzbeauftragter?
Das Tätigkeitsfeld eines Datenschutzbeauftragten ist umfangreich und umfasst eine Vielzahl von Pflichten. Zu den Kernaufgaben eines DSB zählen die folgenden Bereiche:
Kommunikation mit den Behörden
Der externe Datenschutzbeauftragte arbeitet eng mit der entsprechenden Aufsichtsbehörde zusammen und fungiert als Anlaufstelle für sämtliche Fragen, die mit der Datenverarbeitung zusammenhängen.
Maßnahmen bei einer Datenpanne
Bei datenschutzrechtlichen Belangen jeglicher Art ist der externe Datenschutzbeauftragte die erste Anlaufstelle im Unternehmen. Bei Datenpannen berät er die Geschäftsführung bezüglich möglicher Maßnahmen. Liegt ein meldepflichtiger Datenschutzverstoß vor, muss dieser innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden an die zuständige Datenschutzbehörde gemeldet werden. Dies ist dann zwar nicht die Aufgabe des DSB, sondern des Verantwortlichen, allerdings bietet der DSB dabei Unterstützung und steht bei Rückfragen zur Verfügung.
Regelmäßige Mitarbeiterschulungen
Der externe Datenschutzbeauftragte baut die Datenschutzorganisation im Unternehmen auf und informiert regelmäßig über aktuelle Vorschriften. Er arbeitet eng mit den Beschäftigten zusammen, die personenbezogene Daten verarbeiten, und sorgt in regelmäßigen Schulungen für den richtigen Umgang.
Überprüfung des Schutzniveaus
Eine weitere Aufgabe, die der externe Datenschutzbeauftragte übernimmt, ist die Überprüfung des Schutzniveaus. Dazu überwacht der DSB alle Abläufe der Datenverarbeitung und sorgt dafür, dass entsprechende Datenschutzregularien eingehalten werden.
Welche Folgen drohen nach einem Datenschutzverstoß?
Bei Datenschutzverstößen gegen die DSGVO werden je nach Umfang und Sensibilität der betroffenen Daten erhebliche Bußgelder verhängt. Es drohen Strafzahlungen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Vorjahresumsatzes, je nachdem welcher Wert höher ist.
Mildernd berücksichtigt wird erfahrungsgemäß, wenn ein Unternehmen verantwortungsbewusst mit dem Datenschutzverstoß umgeht und diesem beispielsweise umgehend meldet.
Für eine Datenschutzverletzung haftet grundsätzlich der Verantwortliche. Bei einem internen Datenschutzbeauftragten ist die beschränkte Arbeitnehmerhaftung zu berücksichtigen, die bei einem externen Datenschutzbeauftragten nicht greift. Neben den monetären Folgen einer Datenpanne führt das Bekanntwerden oft auch zu einem erheblichen Imageschaden und Vertrauensverlust bei Kunden.
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