- Geprüfter & zertifizierter DSGVO-Experte
- Branchenspezifische Datenschutzexpertise
- Persönliche und individuelle Beratung
Was ist eigentlich ein externer Datenschutzbeauftragter?
Der externe Datenschutzbeauftragte ist ein spezialisierter Datenschutzexperte, der ein Unternehmen als externer Dienstleister unterstützt. Durch seine fundierte Ausbildung und langjährige Erfahrung im Datenschutzrecht verfügt der externe Datenschutzbeauftragte über eine hohe Fachkompetenz und nimmt die Rolle des Datenschutzbeauftragten (DSB) vollumfänglich ein.
Externe Datenschutzbeauftragte beraten die Geschäftsführung umfassend in Datenschutzfragen und schulen die Beschäftigten. Darüber hinaus überprüfen sie die technische und organisatorische Umsetzung des Datenschutzes im Unternehmen und koordinieren die Kommunikation mit den zuständigen Datenschutzbehörden.
Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sind Unternehmen in den folgenden Fällen dazu verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen:
- Unternehmen, bei denen mindestens 20 Personen dauerhaft mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind
- Unternehmen, deren Kerntätigkeit die systematische Verarbeitung personenbezogener Daten ist
- Unternehmen, die besonders sensible personenbezogene Daten verarbeiten
- Unternehmen, die eine Pflicht zur Benennung in Abhängigkeit der Verarbeitungssituation haben
- im Falle einer Datenverarbeitung, die der Datenschutz-Folgenabschätzung unterliegt
- im Falle der geschäftsmäßigen Verarbeitung zu Übermittlungszwecken
Externer oder interner Datenschutzbeauftragter – Was ist der Unterschied?
Kosten
Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten sind transparent und klar planbar. Ein interner Datenschutzbeauftragte hingegen verursacht neben seiner regulären Vergütung auch Kosten für Aus- und Weiterbildung.
Zudem kann der Mitarbeiter in der Zeit, in der er als Datenschutzbeauftragter tätig ist, nicht seiner Haupttätigkeit nachgehen und auf diese Weise zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen. Die damit einhergehenden finanziellen Auswirkungen erhöhen sich, je mehr Zeit ein interner Datenschutzbeauftragter anteilig mit dieser Aufgabe verbringt.
Stellung
Ein interner DSB verfügt über einen besonderen Kündigungsschutz. Bei einem externen DSB ist die Laufzeit der Zusammenarbeit im Gegensatz dazu über einen Dienstleistungsvertrag klar geregelt.
Bei der Bestellung eines internen DSB muss zudem gewährleistet werden, dass kein Interessenskonflikt zwischen dem Amt des Datenschutzbeauftragten und sonstigen betrieblichen Verpflichtungen entsteht. Dahingegen verfügt ein externer DSB aufgrund seiner unabhängigen Stellung von Beginn an über eine neutrale Position im Unternehmen.
Akzeptanz
Als zertifizierter Datenschutzexperte mit einschlägiger Ausbildung und hohem Fachwissen genießt ein externer DSB im Unternehmen eine hohe Akzeptanz für diese Rolle. Für einen Beschäftigten, der zum internen Datenschutzbeauftragten benannt wird, kann sich dies oftmals schwieriger gestalten.
Haftung
Wenn ein interner Datenschutzbeauftragter im Rahmen seiner Tätigkeit Fehler macht, bleibt das volle Haftungsrisiko in der Regel im Unternehmen und wird von der Geschäftsführung getragen. Ein externer Datenschutzbeauftragter übernimmt dagegen normalerweise einen Teil der Haftung und ist gegen mögliche Schäden versichert, insofern diese aus seiner Beratung hervorgehen. Das Haftungsrisiko für das Unternehmen sinkt also je nach Vertragsgestaltung.
Welche Kosten fallen für einen externen Datenschutzbeauftragten an?
Die wesentlichen Faktoren, die die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten bestimmen, sind:
- Die Größe und Branche des jeweiligen Unternehmens
- Der Umfang der Datenverarbeitung
Im Vergleich zur Wahl eines externen Datenschutzbeauftragten fallen bei der Benennung eines internen Beschäftigten für diese Rolle zusätzliche Kosten für Faktoren wie regelmäßige Aus- und Weiterbildungen an. Dahingegen zeichnet sich die preisliche Kalkulation bei einem externen DSB durch eine hohe Transparenz und Planbarkeit aus.
Worauf sollten Sie bei der Auswahl eines externen Datenschutzbeauftragten achten?
Auf der Suche nach dem passenden externen Datenschutzbeauftragten können Sie die folgenden Kriterien berücksichtigen, um eine gute Wahl zu treffen:
- Hat der externe DSB eine entsprechende Ausbildung?
- Kann er relevante Erfahrungen vorweisen?
- Verfügt er über bekannte Referenzen aus Ihrer Branche?
- Ist er Teil eines großen, interdisziplinären Teams und kann so Kollegen zurate ziehen und eine hohe Verfügbarkeit gewährleisten?
- Kann er seine Expertise durch Zertifikate von TÜV, DEKRA oder der GDD belegen?
- Verfügt er über KI-basierte Tools, die Prozesse automatisieren und so die Zusammenarbeit fördern?
Weitere Fragen, die Ihnen bei der Entscheidung für einen externen DSB helfen können, finden Sie in unserer Checkliste:
Welche Aufgaben übernimmt ein externer Datenschutzbeauftragter?
Das Tätigkeitsfeld eines Datenschutzbeauftragten ist umfangreich und umfasst eine Vielzahl von Pflichten. Zu den Kernaufgaben eines DSB zählen die folgenden Bereiche:
Kommunikation mit den Behörden
Der externe Datenschutzbeauftragte arbeitet eng mit der entsprechenden Aufsichtsbehörde zusammen und fungiert als Anlaufstelle für sämtliche Fragen, die mit der Datenverarbeitung zusammenhängen.
Maßnahmen bei einer Datenpanne
Bei datenschutzrechtlichen Belangen jeglicher Art ist der externe Datenschutzbeauftragte die erste Anlaufstelle im Unternehmen. Bei Datenpannen berät er die Geschäftsführung bezüglich möglicher Maßnahmen. Liegt ein meldepflichtiger Datenschutzverstoß vor, muss dieser innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden an die zuständige Datenschutzbehörde gemeldet werden. Dies ist dann zwar nicht die Aufgabe des DSB, sondern des Verantwortlichen, allerdings bietet der DSB dabei Unterstützung und steht bei Rückfragen zur Verfügung.
Regelmäßige Mitarbeiterschulungen
Der externe Datenschutzbeauftragte baut die Datenschutzorganisation im Unternehmen auf und informiert regelmäßig über aktuelle Vorschriften. Er arbeitet eng mit den Beschäftigten zusammen, die personenbezogene Daten verarbeiten, und sorgt in regelmäßigen Schulungen für den richtigen Umgang.
Überprüfung des Schutzniveaus
Eine weitere Aufgabe, die der externe Datenschutzbeauftragte übernimmt, ist die Überprüfung des Schutzniveaus. Dazu überwacht der DSB alle Abläufe der Datenverarbeitung und sorgt dafür, dass entsprechende Datenschutzregularien eingehalten werden.
Datenschutzdokumentation
Die DSGVO fordert an verschiedenen Stellen die Anfertigung von Dokumentationen – egal ob Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), ein Verzeichnis von Verabeitungstätigkeiten (VVT) oder die Dokumentation aller technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM). Die Erstellung und konstante Aktualisierung dieser Dokumente liegt ebenfalls im Aufgabenbereich des DSB.
Eine umfassende Auflistung finden Sie in unserer Checkliste:
Welche Folgen drohen nach einem Datenschutzverstoß?
Bei Datenschutzverstößen gegen die DSGVO werden je nach Umfang und Sensibilität der betroffenen Daten erhebliche Bußgelder verhängt. Es drohen Strafzahlungen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Vorjahresumsatzes, je nachdem welcher Wert höher ist.
Mildernd berücksichtigt wird erfahrungsgemäß, wenn ein Unternehmen verantwortungsbewusst mit dem Datenschutzverstoß umgeht und diesen beispielsweise umgehend meldet.
Für eine Datenschutzverletzung haftet grundsätzlich der Verantwortliche. Bei einem internen Datenschutzbeauftragten ist die beschränkte Arbeitnehmerhaftung zu berücksichtigen, die bei einem externen Datenschutzbeauftragten nicht greift. Neben den monetären Folgen einer Datenpanne führt das Bekanntwerden oft auch zu einem erheblichen Imageschaden und Vertrauensverlust bei Kunden.
Managen Sie Ihre Datenschutzrisiken und halten Sie mühelos die DSGVO ein
DataGuard bietet Ihnen eine effiziente Lösung, um Ihre Datenschutzrisiken zu managen und mühelos regulatorische Anforderungen wie die DSGVO einzuhalten. Wir sind überzeugt von den Vorteilen digitaler Technologie. Wir wissen aber auch, dass besonders im Compliance-Bereich eine persönliche und bedarfsgerechte Beratung durch Experten unersetzbar ist.
Mit unserer zentralen Plattform können Sie all Ihre wichtigen Compliance-Dokumente an einem Ort verwalten, auf vorgefertigte Vorlagen zurückgreifen, Betroffenenanfragen managen und so Ihren manuellen Arbeitsaufwand reduzieren. Ergänzend steht Ihnen unser erfahrenes Expertenteam zur Seite, das Sie auch im Falle einer Datenschutzverletzung berät, um mögliche Auswirkungen zu minimieren und schnell zum normalen Betrieb zurückzukehren. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf.
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Häufig gestellte Fragen
Was macht ein externer Datenschutzbeauftragter genau?
Ein externer Datenschutzbeauftragter übernimmt die Verantwortung für die Einhaltung der Datenschutzvorgaben im Unternehmen. Er berät die Geschäftsführung, schult Mitarbeitende und sorgt für die korrekte Umsetzung der DSGVO-Anforderungen. Darüber hinaus dient er als zentrale Ansprechperson für Datenschutzbehörden und interne Datenschutzfragen.
Wann ist ein Unternehmen verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen?
Ein Datenschutzbeauftragter ist dann verpflichtend, wenn regelmäßig mindestens 20 Mitarbeitende personenbezogene Daten verarbeiten. Die Pflicht gilt außerdem, wenn die Haupttätigkeit in der systematischen oder umfangreichen Verarbeitung solcher Daten liegt oder besonders sensible Informationen betroffen sind. Auch wenn eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist, personenbezogene Daten geschäftsmäßig weitergegeben werden oder die Art der Verarbeitung dies gesetzlich vorsieht, ist ein DSB notwendig.
Welche Vorteile hat ein externer Datenschutzbeauftragter gegenüber einem internen?
Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt spezialisierte Fachkenntnisse, Unabhängigkeit und Neutralität in das Unternehmen ein. Da er nicht in interne Strukturen eingebunden ist, kann er objektiver beraten und Interessenskonflikte vermeiden. Zudem entfallen zusätzliche Schulungs- oder Ausfallkosten, die bei internen Mitarbeitenden entstehen würden.
Wie setzen sich die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten zusammen?
Die Kosten hängen von Faktoren wie Unternehmensgröße, Branche und Umfang der Datenverarbeitung ab. Externe DSBs bieten in der Regel transparente, vertraglich geregelte Preise, die eine klare Budgetplanung ermöglichen. Viele Anbieter kombinieren Beratung mit digitalen Tools, um DSGVO-Compliance effizient und kosteneffektiv umzusetzen.
Worauf sollte man bei der Auswahl eines externen Datenschutzbeauftragten achten?
Wichtig sind eine fundierte Ausbildung, nachweisbare Praxiserfahrung und Zertifizierungen von anerkannten Stellen wie TÜV, DEKRA oder GDD. Ein guter externer DSB sollte zudem branchenspezifisches Wissen mitbringen und über moderne Tools zur Prozessunterstützung verfügen. So stellen Unternehmen sicher, dass sie einen kompetenten und verlässlichen Partner an ihrer Seite haben.
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