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Ein Datenschutzbeauftragter hat viele Aufgaben und Pflichten: Einige betreffen die Überwachung aller Unternehmensabläufe, die sich mit personenbezogenen Daten befassen. Als Experte für Datenschutz übernimmt er die Beratung des Unternehmens in allen datenschutzrechtlichen Fragen und die Schulung der Mitarbeiter. Aufgrund seiner Verschwiegenheitspflicht muss er die verarbeiteten Daten vertraulich behandeln. Er tritt nicht nur als unabhängiger Datenschutzberater im Unternehmen auf, sondern agiert auch als Anlaufstelle für die Datenschutzbehörde.

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Welche Aufgaben und Pflichten ein Datenschutzbeauftragter zu erfüllen hat, ergibt sich aus den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sein umfangreicher Tätigkeitsbereich umfasst verantwortungsvolle Kontroll-, Bewertungs- und Beratungsfunktionen. Ein Datenschutzbeauftragter ist sowohl für die internen Unternehmensabläufe in puncto Datenschutz als auch für die externe Zusammenarbeit mit der Datenschutzbehörde zuständig. Als Überwachungs- und Kontrollorgan agiert er unabhängig und handelt in seiner Tätigkeit weisungsfrei.

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Wichtige Aufgaben eines DSB

Die vordergründigen Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten sind es, die Abläufe der Datenverarbeitung im Unternehmen zu überwachen und darauf zu achten, dass die Datenschutzregelungen eingehalten werden. Er hat sein Wissen über den Datenschutz auf dem aktuellen Stand zu halten und muss daher regelmäßig Fortbildungen besuchen.

Er ist dafür verantwortlich, eine Datenschutzorganisation im Unternehmen aufzubauen, welche die gesamte Belegschaft in regelmäßigen Abständen über die Datenschutzvorschriften unterrichtet und eventuelle Neuerungen bekannt gibt. Darüber hinaus berät er das Unternehmen und die Mitarbeiter in allen relevanten Fragen zum Thema Datenschutz und klärt die Verantwortlichen über ihre Pflichten auf. Ein Datenschutzbeauftragter überprüft, ob jene Beschäftigten, die mit personenbezogenen Daten zu tun haben, die notwendige Vertrauenswürdigkeit für diese heiklen Aufgaben mitbringen. Außerdem übernimmt er in allen datenschutzrechtlichen Belangen die Vertretung des Unternehmens nach außen und arbeitet in seiner Funktion als Datenschutzkontrolleur mit der Aufsichtsbehörde zusammen. Wenn der Datenschutzbeauftragte Verstöße gegen die Datenschutzvorschriften feststellt, berät er die Geschäftsführung bei möglichen Gegenmaßnahmen.

Pflichten eines Datenschutzbeauftragten

Aus den verantwortungsvollen Aufgabenbereichen ergeben sich weitere Verpflichtungen. Eine davon besteht darin, Stillschweigen zu bewahren und alle Anliegen in puncto Datenschutz vertraulich zu behandeln. Ein Datenschutzbeauftragter unterliegt der Verschwiegenheitspflicht, weshalb er die Identität der Personen und die Daten der Betroffenen geheim halten muss. Er fungiert als Kontaktperson für Kunden und Mitarbeiter, die ihn in Fragen der Datenverarbeitung und des Datenschutzes konsultieren. Deshalb müssen seine Kontaktdaten öffentlich zugänglich sein. Eine weitere Pflicht des Datenschutzbeauftragten besteht darin, die Mitarbeiter zu schulen und mit den Datenschutzregelungen vertraut zu machen. Zu diesem Zweck kann er Seminare zum Thema Datenschutz organisieren.

Was kann ein interner DSB gegen die Doppelbelastung tun?

Ein Datenschutzbeauftragter muss also sowohl im IT- als auch im juristischen Bereich ein sehr tiefes Verständnis haben, um diese zahlreichen und komplexen Aufgaben umsetzen zu können. Oft steht ein interner Datenschutzbeauftragter vor der Herausforderung, den vielfältigen Datenschutzthemen neben seiner eigentlichen Tätigkeit wie Controller oder Product Owner nachkommen zu müssen. Interne Widerstände und Ressourcenmangel erleichtern diese ambitionierte Herausforderung nicht unbedingt. Viele Firmen setzen daher auf eine externe Lösung. Experten aus den Bereichen IT- und Recht können für einen überschaubaren Preis kompetent und pragmatisch unterstützen und das Leben der internen Datenschützer erleichtern.

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