Datenschutz Beratung

Wie läuft eine Datenschutzberatung ab?

Datenpannen, Betroffenenanfragen und akute Fragen zur DSGVO sind häufig Gründe dafür, dass Unternehmen sich nach einer Datenschutzberatung umsehen. Das heißt: Es gibt ein konkretes Problem im Unternehmen, das nicht mit internen Ressourcen gelöst werden kann. In solchen Fällen können externe Datenschutzexperten mit ihrem Wissen unterstützen.

Im Rahmen der Datenschutzberatung werden Fragen geklärt und die richtigen nächsten Schritte eingeleitet. Bei einer Datenpanne ist es beispielsweise wichtig, schnell zu handeln. Meldepflichtige Verstöße müssen der Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden mitgeteilt werden. Auch Betroffenenanfragen müssen zeitgemäß bearbeitet werden.

Es ist also wichtig, dass Ihr Datenschutzberater die jeweilige Situation schnell durchblickt, um zügig handeln zu können. Externe Anbieter bestehend aus einem Team von Experten bieten hier einen entscheidenden Vorteil: Sie waren mit Fällen wie Ihrem vermutlich schon häufig konfrontiert und sind im Umgang damit routiniert.

Meist ist es aber nicht damit getan, nur eine Frage zu klären oder ein Problem zu lösen. Dahinter liegen Prozesse und das Mitwirken der Mitarbeitenden verschiedener Abteilungen, die zu einem hohen Datenschutzstandard in Unternehmen beitragen. Aus diesem Grund sind Datenschutzberatungen meist längerfristig ausgelegt, um eine nachhaltige Verbesserung der Datenschutzprozesse zu erzielen.

Was kann eine Datenschutzberatung leisten?

In der Datenschutzberatung geht es unter anderem darum:

Eine Bestandsaufnahme Ihrer derzeitigen Datenschutzkonformität (Prozesse, Tools und aktuelles Datenschutzkonzept) zu erstellen
Handlungsempfehlungen, die zu einem möglichst datenschutzkonformen Soll-Zustand führen sollen, abzuleiten
Ihre Mitarbeitenden für den rechtmäßigen Umgang mit personenbezogenen Daten zu sensibilisieren
Unternehmen dabei zu unterstützen, regulatorische Vorschriften wie die DSGVO einzuhalten

Konkret bedeutet dies, dass die Verarbeitung (also das Erheben, Speichern und Verändern) personenbezogener Daten von Kunden, Mitarbeitenden und Partnern auf Datenschutzkonformität geprüft und entsprechend optimiert wird. Datenschutzberater helfen Ihnen dabei, technische und organisatorische Maßnahmen umzusetzen, die zur Sicherheit der erhobenen Daten beitragen. Zudem können sie bei Mitarbeiterschulungen, der Erstellung von Datenschutzdokumentationen und der Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden unterstützen.

Ein Datenschutzbeauftragter ist für viele Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben. Er wird offiziell benannt und ist der Ansprechpartner für die Datenschutzbehörde. Formell ist der DSB für die Umsetzung der DSGVO im Unternehmen verantwortlich.

Eine Datenschutzberatung durch einen externen Anbieter kann aus verschiedenen Gründen sinnvoll sein. Wenn ein interner Beschäftigter als DSB benannt wurde und zusätzliche Unterstützung durch externe Expertise benötigt, kann der Datenschutzberater die Arbeit des DSB ergänzen.

Alternativ kann sich ein Unternehmen für einen externen Dienstleister entscheiden, statt einen internen DSB zu benennen. In diesem Fall kann der externe Datenschutzbeauftragte im Rahmen seiner Tätigkeit eine Datenschutzberatung anbieten, womit der DSB gleichzeitig der Anbieter der Datenschutzberatung ist.

Datenschutz ist kein einmaliges Projekt

Selbst wenn Sie an der Lösung eines konkreten Problems arbeiten oder bezüglich einer bestimmten Situation externe Unterstützung benötigen, verbirgt sich dahinter häufig mehr. Hierzu zählen anfällige Prozesse, unzureichend geschulte Mitarbeitende oder mangelhafte Dokumentationsabläufe. Darüber hinaus benötigen viele Datenschutzaufgaben kontinuierliche Aufmerksamkeit.

Technische und organisatorische Maßnahmen müssen regelmäßig aktualisiert, das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten um jeden neuen Auftragsverarbeiter erweitert und neue Auftragsverarbeitungsverträge geprüft werden. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, externe Expertise längerfristig einzubinden. Damit ist der Berater, der die Abläufe in Ihrem Unternehmen bereits kennengelernt hat, weiterhin für Sie erreichbar, wenn Sie erneute Hilfestellung benötigen.

Worauf sollten Sie bei der Auswahl eines Datenschutzberaters achten?

Neben einer langfristig ausgelegten Zusammenarbeit und dem passenden Preismodell empfehlen wir Ihnen, folgende Fragen bei der Auswahl eines Datenschutzberaters zu klären:

Haben die Berater eine entsprechende Ausbildung?

Können sie relevante Branchenerfahrung vorweisen?

Verfügt der Anbieter über ein großes, interdisziplinäres Team, damit Sie immer einen verfügbaren Ansprechpartner erreichen können?

Kann der Anbieter seine Expertise durch Zertifikate von TÜV, DEKRA oder der GDD belegen?

Sind die Preise transparent und fair, beispielsweise durch nachvollziehbare monatliche Festpreise?

Wird die Datenschutzberatung durch Technologie gestützt, wodurch Prozesse automatisiert und Ihr manueller
Arbeitsaufwand reduziert werden kann?

Dies sind nur einige der Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie sich für einen externen Datenschutzberater entscheiden. Einen Überblick über weitere Kriterien finden Sie in unserer Checkliste: So finden Sie den richtigen Partner

Managen Sie Ihre Datenschutzrisiken und halten Sie mühelos die DSGVO ein

DataGuard bietet Ihnen eine effiziente Lösung, um Ihre Datenschutzrisiken zu managen und mühelos regulatorische Anforderungen wie die DSGVO einzuhalten. Wir sind überzeugt von den Vorteilen digitaler Technologie. Wir wissen aber auch, dass besonders im Compliance-Bereich eine persönliche und bedarfsgerechte Beratung durch Experten unersetzbar ist.

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