Der Auftragsverarbeitungs-vertrag (AVV) nach DSGVO

In diesem Beitrag:

• Definition des Auftragsverarbeitungsvertrags

• Praxisbeispiele

• Auftragsverarbeitung vs. gemeinsame Verantwortlichkeit

• Anforderungen an einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO

• Aufbau und Muster

• Die AVV-Prüfung in 3 Schritten

• 3 Tipps speziell für SaaS-Anbieter

Key Takeaways

Wer Daten verarbeitet, braucht klare Regeln.

Ob Lohnbüros, Hosting-Anbieter oder SaaS-Lösungen – wenn ein Dienstleister Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, spricht man von Auftragsverarbeitung. Dabei tragen Sie als Unternehmen die Verantwortung dafür, dass die Verarbeitung rechtlich abgesichert ist.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schreibt vor: Liegt eine Auftragsverarbeitung vor, muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgeschlossen werden. Dieser regelt den Zweck der Datenverarbeitung, ihre Art und die Rollen beider Parteien – damit alle Pflichten und Verantwortlichkeiten klar definiert sind.

Mit einem gut aufgesetzten AVV schaffen Sie Rechtssicherheit und schützen Ihr Unternehmen vor Risiken.

Definition des Auftragsverarbeitungsvertrags

Wenn ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag und nach Ihren Vorgaben verarbeitet, handelt es sich um eine Auftragsverarbeitung. In diesem Fall schreibt die DSGVO in Art. 28 vor, dass ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgeschlossen werden muss.

Trotz der Auslagerung bleibt der Auftraggeber für den Schutz der Daten verantwortlich. Das bedeutet, er muss den Dienstleister sorgfältig auswählen und die Einhaltung der vereinbarten Vorgaben regelmäßig kontrollieren. Der AVV schafft dabei die vertragliche Grundlage für eine rechtssichere Zusammenarbeit.

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Praxisbeispiele

Die weisungsgebundene Verarbeitung von Daten durch Dritte im Auftrag – das klingt vielleicht noch etwas abstrakt. Wahrscheinlich sind Sie selbst aber schon vielfach mit der Auftragsverarbeitung in Kontakt gekommen. Ganz typische Beispiele, die für die meisten Unternehmen eine Rolle spielen, sind:

• Software-as-a-Service-Lösungen wie Newsletter- oder Buchhaltungstools
• Betreiber von Eingabemasken (Formularen), die auf Ihrer Website eingebunden werden können (z. B. Unbounce oder Mailchimp)
• Cloudbasierte CRM-Tools
• Externe Callcenter oder Kundenservices
• Verarbeitung von Werbeadressen in einem Lettershop
• Externe Lohnbuchhaltung
• Externe Wartung von Servern und Computern (Fernwartung)
• Akten- und Datenträgervernichtung durch externe Dienstleister
• Hosting-Services
• Agenturen für Marketing, Vertrieb oder Beratung, sofern diese Zugriff auf personenbezogene Daten von Mitarbeitern, Kunden, Nutzern oder anderen Kontakten des Unternehmens haben
• Sicherheitsdienste, die an der Pforte Besucher- und Anliefererdaten erheben

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Auftragsverarbeitung vs. gemeinsame Verantwortlichkeit

Die Abgrenzung zwischen Auftragsverarbeitung und gemeinsamer Verantwortlichkeit kann knifflig sein. Der Unterschied liegt darin, wer über die Nutzung der Daten entscheidet: Wird strikt nach den Weisungen des Auftraggebers gearbeitet, liegt eine Auftragsverarbeitung vor. Nutzt der Dienstleister die Daten aber für eigene Zwecke, handelt es sich wahrscheinlich um eine gemeinsame Verantwortlichkeit.

Drei Merkmale der Auftragsverarbeitung:

1. Der Auftraggeber legt fest, welche Daten erhoben und verarbeitet werden.
2. Er bestimmt, wie lange die Daten gespeichert bleiben und wann sie gelöscht werden.
3. Der Zweck der Datennutzung wird ebenfalls allein vom Auftraggeber vorgegeben.

Trotz der Auslagerung bleibt der Auftraggeber verantwortlich für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung. Das bedeutet, den Dienstleister sorgfältig auszuwählen und dessen Arbeit regelmäßig zu kontrollieren.

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Anforderungen an einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO

Die spezifischen Anforderungen, die ein AVV erfüllen muss, sind in Art. 28 DSGVO festgelegt. Hierdurch soll gewährleistet werden, dass die Datenverarbeitung auch beim Einsatz eines Auftragsverarbeiters den Vorgaben der DSGVO genügt.

Der AVV ist schriftlich abzuschließen – die elektronische Form ist möglich. Zudem ist der Auftragsverarbeiter verpflichtet, technische und organisatorischen Maßnahmen (TOM) zu ergreifen, um die Sicherheit der Datenverarbeitung zu gewährleisten.

Die Aufgaben des Verantwortlichen und Auftragsverarbeiters im Überblick:

 

Aufbau und Muster 

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) legt die Spielregeln fest: Was wird verarbeitet, wie und warum? Zu den Pflichtinhalten zählen der Gegenstand, die Art und der Zweck der Verarbeitung sowie die Rechte und Pflichten von Auftraggeber und Auftragsverarbeiter.

Wichtig: Obwohl der Auftragnehmer die Daten verarbeitet, bleibt der Auftraggeber für die Einhaltung der DSGVO verantwortlich. Dazu gehören Betroffenenrechte, das Melden von Datenpannen und die Überprüfung der Sicherheit der Verarbeitung. Der Auftragsverarbeiter ist verpflichtet, hierbei aktiv zu unterstützen.

Effizient und rechtssicher

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In diesen Fällen ist kein AVV erforderlich

Zu unterscheiden von den weisungsgebundenen Dienstleistern sind alle Dienstleister, die als eigenständige Verantwortliche eine fachfremde Leistung erbringen. Hierzu gehören Tätigkeiten von:

• Rechtsanwälten
• Banken
• Inkassobüros
• Betriebsärzte
• Postdienste

Sie erbringen ihre Leistung eigenverantwortlich und sind nicht weisungsgebunden. Daher ist in diesen Fällen auch kein Auftragsverarbeitungsvertrag abzuschließen. In den meisten Bundesländern zählen dazu auch Steuerberater. Nur in Hessen, NRW und Baden-Württemberg müssen auch sie einen AVV abschließen, insbesondere, wenn sie als Dienstleister die Lohnbuchhaltung übernehmen.

 

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Warum und wie sollten Sie Auftragsverarbeitungsverträge prüfen?

Die Auswahl eines vertrauenswürdigen Auftragsverarbeiters ist auch für die Vermeidung von Bußgeldern wichtig. Denn im Schadensfall haften Auftraggeber und Auftragnehmer grundsätzlich gesamtschuldnerisch, wobei eine Exkulpation bei Nichtverschulden möglich ist.

Bei der Auswahl eines Auftragsverarbeiters müssen Unternehmen laut DSGVO (Erwägungsgrund 81) darauf achten solche Vertragspartner zu wählen,

„[…] die – insbesondere im Hinblick auf Fachwissen, Zuverlässigkeit und Ressourcen – hinreichende Garantien dafür bieten, dass technische und organisatorische Maßnahmen – auch für die Sicherheit der Verarbeitung – getroffen werden, die den Anforderungen dieser Verordnung genügen."

Die AVV-Prüfung in 3 Schritten

Mit einer Überprüfung des AVV schützen Sie nicht nur die personenbezogenen Daten, sondern auch Ihr Unternehmen. Als Auftraggeber bleiben Sie schließlich weiter verantwortlich und müssen dafür sorgen, dass personenbezogene Daten auch in den Händen eines Dritten gut geschützt bleiben. 

Schritt 1: Garantien zur Sicherstellung der Datensicherheit und DSGVO-Konformität 

Durch geeignete Garantien zeigt Ihr AVV, dass er den Datenschutz in seinem Unternehmen wirklich ernst nimmt und adäquat umsetzt. Geeignete Garantien sind die TOM und unabhängige Zertifizierungen oder Testate.  

Technische und organisatorische Maßnahmen 

Erfahrungsgemäß scheitern überraschen viele Auftragsverarbeiter an dieser eigentlich selbstverständlichen Hürde und hängen ihre TOM gar nicht an den AVV an. Stattdessen finden sich Sätze wie: „Wir garantieren den Datenschutz durch unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen.“ 

Viele Unternehmen nutzen Muster aus dem Netz, ohne allgemeine Formulierungen anzupassen. Doch die TOM eines Rechenzentrums sollten anders aussehen als die eines Lohnbüros. Es reicht also nicht aus, einen Muster-AVV auszudrucken und abzuheften. 

Oft vergessen Auftragsverarbeiten in ihrem TOM zudem die Basics. Bestimmt gibt es in jedem Unternehmen eine Firewall und ein abschließbares Büro. Werden diese in den TOM jedoch gar nicht erwähnt, sollten Sie nochmal nachfragen.  

Genehmigte Zertifizierungsverfahren 

Auch genehmigte Zertifizierungsverfahren können nach Art 42 DSGVO eine geeignete Garantie zur Sicherstellung der Datensicherheit sein. Darunter fallen…

• Testate
• unabhängige Berichte eines Datenschutzbeauftragten
• externen Audits (wie ISO 27001 und SOC2)

Ihre Anführung ist freiwillig und kann bei vielen AVV-Mustern mit angekreuzt werden. 

Schritt 2: Subunternehmen des Auftragsverarbeiters 

Wichtig ist hier, dass Ihr Auftragsverarbeiter – der Hauptauftragnehmer – die im AVV vereinbarten Regelungen an seine Subauftragnehmer weitergibt, sofern diese unmittelbar in die Erbringung der Hauptleistung mit einbezogen werden.  

Prüfen Sie daher, ob es entsprechende Garantien dafür im Vertrag gibt. Zudem lohnt sich ein Blick darauf, ob Subauftragnehmer in Drittländern sitzen – und wenn ja, welche zusätzlichen Schutzmaßnahmen bestehen.  

Schritt 3: Standardvertragsklauseln und zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen  

Viele Auftragsverarbeiter werden eine Übermittlung ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer nicht ausschließen können – weil Server auch im EU-Ausland stehen, das Unternehmen einen Sitz außerhalb der EU hat oder Subunternehmer beauftragt werden.

In dem Fall ist zu prüfen, ob und auf welcher Grundlage eine solche Übermittlung zulässig ist. Die Übermittlung von Daten in Drittländer ist immer dann zulässig, wenn durch die Kommission die Angemessenheit des Datenschutzniveaus festgestellt wurde.

Falls dies nicht der Fall ist, bedarf die Datenübermittlung in ein Drittland eine andere Legitimation, z. B. durch:

• Corporate Binding Rules
• Standardvertragsklauseln (SCC)

Je nach Sensibilität der Daten sind unterschiedlich strenge Vorkehrungen zu treffen. Ergänzt werden müssen die SCC allerdings durch zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen, die ebenfalls im Rahmen des AVV festgehalten werden müssen – ebenfalls ein Schritt, der im Geschäftsalltag oft vergessen wird.  

Lesen Sie in diesem Artikel mehr zum Thema Datenübermittlung in Drittländer und was Unternehmen dabei beachten müssen.

3 Tipps speziell für SaaS-Anbieter

Als SaaS-Anbieter haben sie wahrscheinlich schon längst einen Standard-AVV erstellt, den Sie Neukunden vorlegen. Aber wie gut kommt dieser bei den Datenschutzbeauftragten Ihrer Kunden an? Gibt es häufig Rückfragen oder Schwierigkeiten? Dann könnte das daran liegen, dass Ihr AVV nicht alle erforderlichen Aspekte abdeckt. Stellen Sie sicher, dass wirklich alle Punkte aus Art. 28 der DSGVO mit abgedeckt werden.

Viele SaaS-Anbieter können auf Basis unserer Erfahrungswerte an folgenden drei Punkten feilen:

• Eine wirklich gut definierte Leistungsbeschreibung, aus der genau hervorgeht, welche Teilleistung Sie als Auftragsverarbeiter erbringen
• Datenkategorien, die nicht nur oberflächlich, sondern detailliert erklärt sind
• Eine Auflistung Ihrer Subauftragsverarbeiter und Nachweise über die geeignete technischen und organisatorischen Maßnahmen

Ein lückenloser AVV begeistert zwar keine Kunden, sorgt aber für einen reibungslosen Vertriebsprozess. Fehlen grundlegende Informationen nach Art. 28 DS-GVO, kann wertvolle Zeit verloren gehen. Wer seinen Kunden einen umfassenden AVV inkl. der Nachweise über die Prüfung seiner Subunternehmer vorlegen kann, beweist Gründlichkeit und Gewissenhaftigkeit und schafft so Vertrauen.

Ohne Auftragsverarbeitungsverträge kein Business

Jeder Auftragnehmer, der als Dritter personenbezogene Daten verarbeitet, stellt ein gewisses Risiko dar – für Datenpannen, Datenschutzverstöße oder die Missachtung der ihm auferlegten Pflichten. Daher will jeder Auftragsverarbeiter gut ausgewählt sein – und der AVV ist ein fantastisches Indiz für die Qualität der Zusammenarbeit und die Professionalität und Verlässlichkeit des Auftragsverarbeiters.

Als Auftragsverarbeiter zeigen Unternehmen durch Dokumente wie die technischen und organisatorischen Maßnahmen und den AVV, dass sie den Datenschutz ernst nehmen.

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Compliance muss nicht bedeuten, dass für Nischenkompetenzen umfangreiche Schulungen notwendig sind oder Spezialisten eingestellt werden müssen. Suchen Sie nach Lösungen mit einer All-in-One-Plattform, die integrierte Governance, Frameworks und ein digitales ISMS bietet. Solche Plattformen schließen Qualifikationslücken durch optimierte Compliance-Prozesse und ermöglichen es Ihrem Team, sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens zu konzentrieren.