7 Tipps, um Kundendaten in Beratungsunternehmen richtig zu schützen

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie:

• Sichere Zugangskontrollen implementieren
• Der CIA-Triade folgen
• Ihre Mitarbeiter richtig schulen
• Das Management an Bord holen
• Sichere Kommunikationskanäle gewährleisten
• Vorsicht vor Ihren Lieferanten walten lassen
• Individuelle Risikobewertungen durchführen

1. Robuste Zugangskontrollen implementieren

Stellen Sie sich als Beratungsunternehmen die Frage: Braucht jeder ständig Zugang zu all Ihren Kundendaten? Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass die Antwort lautet: Nein.

Vertraulichkeit bedeutet, dass Daten nur von autorisierten Personen eingesehen werden. Das beginnt mit einer strengen Kontrolle darüber, wer auf Informationen zugreifen kann, um unerwünschte Weitergabe zu verhindern, sei es absichtlich oder aus Versehen.

In diesem Fall basiert der Zugang zu Kundendaten auf dem Prinzip des "Least Privilege Access". Das bedeutet, dass nur die Personen Zugang zu sensiblen Daten erhalten, die diese für ihre Arbeit wirklich benötigen. Allen anderen wird der Zugriff verwehrt.

So können Sie die Zugangskontrolle angehen: 

• Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC): Implementieren Sie ein System, in dem Einzelpersonen Rollen und Berechtigungsstufen mit vordefiniertem Zugriff auf Kundendaten zugewiesen werden. 
• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Fügen Sie eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu. Verlangen Sie, dass Benutzer ihre Identität über ein Passwort hinaus überprüfen, z. B. mit einem Anruf oder einem Fingerabdruckscan. 
• Sichere Dateiberechtigungen: Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen sensible Dokumente erstellen, bearbeiten oder teilen können. Verschlüsseln Sie sie für eine zusätzliche Schutzebene. Eine Möglichkeit, kontrollierten Zugriff auf Daten zu erreichen, ist die Nutzung von Cloud-Lösungen. 
• Protokollierung und Überwachung: Verfolgen Sie nach, wer wann auf welche Informationen zugegriffen hat. Das hilft, verdächtige Aktivitäten und potenzielle Verstöße zu erkennen. 

Natürlich muss auch der physische Zugang zu Dokumenten und Vermögenswerten geregelt sein. Alle gedruckten Dokumente sollten sicher aufbewahrt werden (z. B. in einem verschlossenen Safe), wenn sie nicht verwendet werden.

Durch die Einrichtung geeigneter Zugriffsebenen können Sie sensible Informationen vor falschen Händen schützen, das Vertrauen Ihrer Kunden wahren und sich vor ernsthaften Schäden schützen.

2. Folgen Sie der CIA-Triade

Vertraulichkeit ist nur ein Teil des Puzzles. Oder genauer gesagt, ein Teil der CIA-Triade. Die CIA-Triade ist das Herzstück der Informationssicherheit und besteht aus Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit. Ein Schlüsselfaktor für alle drei Bereiche ist die Verschlüsselung.

Und so hilft Verschlüsselung dabei, das Gleichgewicht zwischen den drei Elementen der Triade zu wahren:

Vertraulichkeit

Daten werden verschlüsselt, so dass nur autorisierte Personen sie entschlüsseln können. Daten im Ruhezustand und Daten in der Übertragung sollten immer verschlüsselt sein. So wird die Vertraulichkeit der Kundendaten im Kern geschützt.

Integrität

Integrität stellt sicher, dass Ihre Daten korrekt und unverändert bleiben, wenn sie nicht aktiv genutzt werden. Die Verschlüsselung verhindert, dass sie von Unbefugten verändert werden und garantiert, dass Ihre Informationen vertrauenswürdig und zuverlässig bleiben und der Ruf Ihres Unternehmens gewahrt bleibt.

Verfügbarkeit

Die Verschlüsselung von Daten im Ruhezustand bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene und gewährleistet die Integrität von Backups gegen unbefugte Änderungen. Dadurch wird sichergestellt, dass im Falle eines Systemausfalls oder Datenverlusts die Verfügbarkeit kritischer Systeme mit der Gewissheit wiederhergestellt werden kann, dass die Daten unverändert geblieben sind.

3. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Jeder weiß, dass Mitarbeiterschulungen wichtig sind, trotzdem werden sie viel zu oft vernachlässigt. Denn im Umgang mit Daten lauern nicht nur Online-Gefahren, sondern auch menschliches Versagen kann die Vertraulichkeit von Kundeninformationen gefährden. Regelmäßige Schulungen zur Informationssicherheit sind daher ein entscheidender Faktor, um Ihre Abwehrkräfte zu stärken und sensible Daten zu schützen - eine Investition, die sich für Ihr Unternehmen auszahlt.

Im dynamischen Alltag von Beratungsunternehmen lauern unterschätzte Gefahren: Neue Mitarbeiter kommen, andere gehen, Wissen verblasst – so können sensible Kundendaten schnell in falsche Hände geraten. Regelmäßige Schulungen zum Thema Informationssicherheit schaffen das nötige Bewusstsein.

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Wie Sie vielleicht schon erlebt haben, reicht eine Schulung alle sechs Monate nicht aus. Wie können Sie Ihre Mitarbeiter also an bewährte Cybersecurity-Praktiken erinnern? Integrieren Sie zunächst regelmäßige Auffrischungen. Zum Beispiel können simulierte Phishing-Angriffe das Risiko, Opfer eines echten Angriffs zu werden, deutlich verringern.

Eine weitere einfache, aber effektive Maßnahme ist das Aufhängen von Postern zu verschiedenen Themen: 

• Sichere Aufbewahrung, Weitergabe und Vernichtung von Daten. 
• Details zu Phishing-Angriffen und worauf man achten sollte. 
• Informationen zum Schutz von Passwörtern und Richtlinien Ihres Unternehmens zur Passwortverwaltung. 

Solche visuellen Erinnerungen sind Teil der ISO-Norm und helfen bei der Schulung Ihrer Mitarbeiter.

Auf diese Weise fördern Sie eine Kultur der Sicherheit in Ihrem Unternehmen und unterstreichen die Bedeutung der Vertraulichkeit in Ihrem Beratungsgeschäft im täglichen Arbeitsleben.

4. Führungskräfte mit ins Boot holen

Phishing, Ransomware oder versehentliche Datenlecks – Sicherheitsvorfälle sind leider keine Frage des "ob", sondern des "wann". Selbst mit den besten Abwehrmaßnahmen und Richtlinien können unvorhergesehene Ereignisse zu Sicherheitsvorfällen führen.

Vorbereitung ist das A und O: Führungskräfte in Beratungsunternehmen müssen sich ebenso wie ihre Teams mit Cyberbedrohungen auskennen, aber auch wissen, wie mit Vorfällen umzugehen ist, wenn sie eintreten. Kommunikation und ein klarer Incident-Response-Plan sind dafür der Schlüssel:

Erstellen Sie einen Incident-Response-Plan

Der Incident-Response-Plan enthält konkrete Anweisungen, definiert Verantwortlichkeiten und legt Strategien für die Datenwiederherstellung im Falle eines Sicherheitsvorfalls fest. Er hilft Ihrem Unternehmen, schnell und einheitlich auf Bedrohungen zu reagieren.

Kommunikation ist der Schlüssel

Damit der Incident-Response-Plan funktioniert und umgesetzt wird, muss es eine Möglichkeit geben, Probleme sicher zu melden und klar zu kommunizieren. Wenn Mitarbeiter befürchten, bei Fehlern bestraft zu werden, werden sie keine Fehler melden.

Schaffen Sie ein Umfeld, in dem offene und effektive Kommunikation gefördert wird. Es sollte keine Angst herrschen, Fehler zuzugeben oder Fragen zu stellen. Andernfalls laufen Mitarbeiter nicht nur Gefahr, Opfer von Cyberangriffen zu werden, sondern schweigen auch darüber. Das vergrößert den Schaden enorm. 

5. Sorgen Sie für sichere Kommunikationskanäle

In der kollaborativen Welt der Beratung dreht sich alles um sichere Kommunikationskanäle.

Die Kommunikation mit Kunden beschränkt sich längst nicht mehr auf persönliche Treffen. E-Mails, Instant Messaging und Videokonferenzen sind zu wesentlichen Werkzeugen für die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch geworden. Doch diese praktischen Kanäle bergen auch neue Sicherheitsrisiken für die Vertraulichkeit von Kundendaten.

Gerade in der Beratung, wo Unternehmen mit sensiblen Informationen über Konkurrenten und Wettbewerbsdaten umgehen, ist die Gewährleistung sicherer Kommunikationskanäle unerlässlich. Wenn möglich, sollten Sie Ihr Unternehmen ermutigen, informationsempfindliche Besprechungen persönlich und nicht per Videoanruf abzuhalten.

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Lauscher sind ein Risiko – ob absichtlich oder unabsichtlich. Das gilt für alle Kommunikationskanäle. Die Lösung kann einfach sein: Berater sollten ein Bewusstsein für Mithörer entwickeln und auf die Sicherheit ihrer Kommunikation achten. In modernen Büro-Gemeinschaften mit offenen Räumen sind zusätzliche Maßnahmen wie Kopfhörer, schallisolierte Räume und physische Trennung notwendig.

Ein weiterer Faktor ist die Verwendung sicherer Technologien. Sorgen Sie für angemessen gesicherte Geräte mit starken Passwörtern, verschlüsseln Sie alle sensible Kommunikation und stellen Sie sicher, dass nur befugte Personen auf die übertragenen Informationen zugreifen können.

6. Voricht bei Drittanbietern

Beratungsunternehmen beauftragen oft externe Dienstleister für verschiedene Aufgaben, von der Softwareentwicklung bis zur Datenanalyse. Während diese Partnerschaften von Vorteil sein können, erhöhen sie auch die Sicherheitsrisiken, wenn Kundendaten involviert sind. Vendor Due Diligence, also die sorgfältige Prüfung Ihrer Dienstleister, ist daher entscheidend für den Aufbau sicherer Kundenbeziehungen.

Die Gefahr durch "infizierte" Kunden und Anbieter: Häufig werden Unternehmen nicht direkt gehackt, sondern weil es einen Angriff auf einen ihrer Kunden oder Lieferanten gab. Dadurch gelangt der "Befall" auch zu ihnen, ähnlich wie ein Virus.

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Ein Beispiel: Ein Berater spricht wöchentlich per Telefon mit seinem Kunden und öffnet ohne Misstrauen ein PDF aus der entsprechenden E-Mail-Adresse. Doch wenn dieser Kunde infiziert ist, können Hacker dessen Prozesse nachbilden, sich Zugang zu seinen Kontakten verschaffen und so schlussendlich die Malware in Ihr Beratungsunternehmen einschleusen.

Um dieses Risiko zu minimieren und die Daten Ihrer Kunden während der gesamten Zusammenarbeit zu schützen, sollten Sie mit Dienstleistern zusammenarbeiten, die nach anerkannten Sicherheitsstandards wie ISO 27001 zertifiziert sind.

7. Führen Sie individuelle Risikobewertungen durch

Beim Schutz von Kundendaten kommt es darauf an, die richtige Mischung aus Zugänglichkeit und Sicherheit zu finden. Individuelle Risikobewertungen für Mitarbeiter schaffen die Grundlage für flexible Zugriffsebenen und bestimmen, wer sensible Daten einsehen darf.

Informationssicherheit umfasst also nicht nur technische Schutzmaßnahmen, sondern berücksichtigt auch das potenzielle Risiko durch Mitarbeiter. Deshalb werden Mitarbeiter in Sicherheitskonzepten oft mit Risikostufen versehen. Ähnlich wie ein System Schwachstellen haben kann, können auch Menschen Risiken darstellen.

Bei individuellen Risikobewertungen wird genau untersucht, wie wahrscheinlich es ist, dass ein Mitarbeiter Kundendaten absichtlich gefährdet. Dabei werden Dinge berücksichtigt wie:   

• Technisches Know-how: Wie sicher bewegt der Mitarbeiter sich in der IT und wie geht er mit Daten um? 
• Zugriffshistorie: Hat der Mitarbeiter zuvor unberechtigten Zugriff auf sensible Informationen gehabt? 
• Finanzielle Situation: Könnten finanzielle Engpässe anfällig für Manipulation machen? 
• Persönliches Verhalten: Gab es fragwürdige Praktiken im Umgang mit Daten? 

Basierend auf der Risikobewertung erhalten Mitarbeiter unterschiedliche Zugriffsstufen auf Informationen im Unternehmen. Diese bestimmen, welche Art und welchen Umfang an Kundendaten sie einsehen dürfen. Personen mit hohem Risiko erhalten eingeschränkten Zugang, während vertrauenswürdige Mitarbeiter umfassendere Berechtigungen bekommen.

Bei vertraulichen Daten, die nur nach dem "Need-to-Know"-Prinzip zugänglich sein sollten, sollten regelmäßige Überprüfungen stattfinden. So wird sichergestellt, ob der Nutzer die Daten für seine Arbeit wirklich benötigt. Sobald er sie nicht mehr braucht, sollte der Zugriff neu bewertet werden.

Auf diese Weise gehen Sie über starre Rollenverteilungen hinaus und schaffen ein differenziertes System, das Vertrauen fördert und gleichzeitig die Vertraulichkeit von Kundendaten effektiv schützt.

Informationssicherheit ist ein kontinuierlicher Prozess

Der Schutz von Kundendaten ist eine dauerhafte Aufgabe, kein einmaliger Erfolg. Diese sieben Strategien dienen als Wegweiser, aber bleiben Sie wachsam. Neue Bedrohungen entstehen, und Best Practices entwickeln sich weiter. Setzen Sie auf kontinuierliches Lernen, empowern Sie Ihre Mitarbeiter und passen Sie Ihren flexibel Ansatz an. 

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