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Dr. Julia Stamm, Gründerin und Geschäftsführerin, The Futures Project

So unterstützen wir The futures project

„Ich denke, für jede gemeinnützige Einrichtung ist es wirklich schwierig, genügend Zeit für den Datenschutz aufzubringen. Mit den begrenzten Ressourcen fällt es schwer zu erkennen, worauf wir uns konzentrieren sollen. Es hilft uns sehr, jemanden an unserer Seite zu wissen, der uns hilft, Prioritäten zu setzen und der uns aufzeigt, was wir zuerst tun müssen. Bei DataGuard fühlen wir uns gut aufgehoben und unterstützt.“

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Dr. Julia Stamm, The Futures Project

Vor DataGuard

  • Verschiedene Kenntnisstände im internationalen Team von The Futures Project in Bezug auf Datenschutzbestimmungen und -prozesse 
  • Viele offene Fragen zum ordnungsgemäßen Umgang mit Datenschutz bei der internen und externen Kommunikation 
  • Viele Datenschutzfragen beim Start globaler Initiativen  
     

Mit DataGuard

  • Dank der DataGuard Academy konnte das Team nun ein besseres Verständnis für Datenschutzprozesse aufbauen.  
  • Newsletter werden gesetzeskonform versendet.  
  • Projekte und Initiativen können mit der Gewissheit angegangen werden, dass der Datenschutz stimmt. 

The Futures Project fördert sinnvolle Veränderungen auf globaler Ebene  

Wie können wir Innovationen und Technologien entwickeln, die Menschen und Planeten voranbringen? Wie gestalten wir eine nachhaltige Zukunft über alle Branchen, Generationen und Regionen hinweg? Wie können wir gezielt Maßnahmen und Technologien implementieren, die uns dabei helfen? Anhand der Nachhaltigen Entwicklungsziele (Sustainable Development Goals, SDGs) der Agenda 2030 der Vereinten Nationen versucht The Futures Project, diese Fragen zu beantworten.

Das erreicht The Futures Project zum Beispiel mit der Initiative „Intergenerational Dialogues“: Menschen verschiedener Generationen tauschen sich in lokalem Umfeld über ihre Hoffnungen, Träume und Ängste für die Zukunft aus. Und ausgehend von den Gemeinsamkeiten und Unterschieden kann The Futures Project Initiativen ausarbeiten, die wirklich funktionieren.  

Der Aufbau einer internationalen Organisation führt zu komplexen Datenschutzanforderungen  

The Futures Project ist eine globale gemeinnützige Organisation, die mit Stakeholdern aus der ganzen Welt zusammenarbeitet. Auch das Team bei The Futures Project ist sehr international. Obwohl der Hauptsitz in Berlin ist, arbeiten viele Teammitglieder an anderen Standorten in Europa und dem Rest der Welt. Das macht es schwierig, alle Teammitglieder auf den gleichen Wissensstand zum Datenschutz zu bringen. Schließlich gelten in verschiedenen Regionen unterschiedliche Datenschutzgesetze.

„Ein diverses, internationales Team ist die Grundvoraussetzung für unsere Arbeit, aber es führt auch zu Herausforderungen in Sachen Datenschutz. Es ist nicht einfach, allen Mitarbeitern in Bezug auf Datenschutzbestimmungen auf denselben Stand zu bringen“, erklärt Dr. Julia Stamm, Gründerin und Geschäftsführerin von The Futures Project.  

Internes Datenschutz-Management ist für kleinere Teams oft nicht möglich

Wie viele gemeinnützige Organisationen hat auch The Futures Project ein kleines, engagiertes Team, das parallel an verschiedenen Initiativen arbeitet. Für eine Organisation dieser Größe ist der Datenschutz einfach zu komplex, um ihn allein mit internen Ressourcen zu stemmen. „Datenschutz ist ein weites Feld. Damit wir uns sicher sein können, bei allen Aktivitäten wirklich auf der sicheren Seite zu sein, brauchten wir die Expertise eines Unternehmens wie DataGuard.“

Interne Ressourcen sind auch in gemeinnützigen Organisationen und Think Tanks oft knapp. Da ihr Team verschiedene Projekte wie das Impact Fellowship Programme vorantreibt, wusste Dr. Stamm, dass niemand im Team die Zeit haben würde, sich ausschließlich mit dem Thema Datenschutz auseinanderzusetzen. „Es war für uns nicht praktikabel, eine Vollzeitkraft oder auch nur eine Teilzeitkraft zu beschäftigen, die sich intern um den Datenschutz kümmert“, sagt Dr. Stamm. „Das Outsourcing unseres Datenschutz-Managements war die kostengünstigste und sinnvollste Option.“

100%ige Compliance der Projekte sicherstellen

Im Jahr 2020 startete The Futures Project seinen ersten globalen Aufruf für „Innovators for the Future“. Im Rahmen dieser Initiative wurden Organisationen aus der ganzen Welt eingeladen, innovative, systemische Ansätze für positive Veränderungen zu einzureichen.

Die Initiative war ein großer Erfolg: The Futures Project erhielt fast 600 Bewerbungen aus über 92 Ländern. Vor dem Projektstart arbeitete das Team mit seinem Datenschutzexperten DataGuard zusammen, um sicherzustellen, dass alle Prozesse für die Durchführung dieser Initiative zu 100 % datenschutzkonform sind.

„DataGuard hat uns aufgezeigt, wie Daten erfasst, gespeichert und genutzt werden können. Als gemeinnütziges Unternehmen arbeiten wir mit vielen personenbezogenen Daten – Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern usw. Dabei müssen wir datenschutztechnisch auf der sicheren Seite sein.“ The Futures Project nahm auch Kontakt zu seinem DataGuard-Experten auf, um Unterstützung bei Themen wie Newslettern, interner Kommunikation und der Strukturierung ihres Informationsmanagementsystems zu erhalten: „Bei DataGuard fühlen wir uns in guten Händen – wir haben immer einen professionellen Partner an der Seite, an den wir uns bei Fragen zum Datenschutz wenden können.“

Gemeinnützige Organisationen stehen in Bezug auf den verantwortungsvollen

Umgang mit Daten besonders unter Druck Frau Dr. Stamm hat bereits mit verschiedenen Organisation im In- und Ausland zusammengearbeitet und war sich der Notwendigkeit eines starken Datenschutzes stets bewusst.

Nach ihrer Erfahrung ist die Leitung einer gemeinnützigen Organisation mit vielen zusätzlichen Hürden verbunden – von administrativen Anforderungen bis hin zur Zusammenarbeit mit Finanzbehörden. Durch Datenschutzbestimmungen kommt ein weiterer Aspekt zu diesem ohnehin schon komplexen Arbeitsumfeld hinzu. Viele gemeinnützige Organisationen müssen immer mehr darauf achten, dass die personenbezogenen Daten ihrer Spender und Kontakte geschützt sind.

„Da das Thema Datenschutz nun schon seit einigen Jahren immer stärker in den Medien präsent ist, wollen und müssen gemeinnützige Organisationen sicherstellen, dass keine sensiblen Daten missbräuchlich verwendet werden“, erklärt Dr. Stamm.

Das internationale Team baut ein einheitliches Verständnis für Datenschutz auf

The Futures Project nutzte die Plattform von DataGuard, um sein internationales Team zu schulen: „Was mir sehr gut gefällt, ist, dass DataGuard Schulungen für nicht-deutschsprachige Mitarbeiter anbietet. Das ist ein großer Pluspunkt.“ Dadurch konnte das internationale Team ein einheitliches Verständnis für Datenschutzpraktiken entwickeln.

„Mit den Schulungen können wir unseren Stakeholdern aufzeigen, dass wir den Datenschutz ernst nehmen – was uns ein gutes Gefühl gibt“, sagt Dr. Stamm. The Futures Project nutzte die Plattform von DataGuard auch zur Erstellung einer neuen Datenschutzerklärung für die Website über den Generator für Datenschutzerklärungen.

Ein Blick in die Zukunft

Da weltweit immer mehr Datenschutzbestimmungen auf den Weg gebracht werden, hat der Datenschutz auch in Zukunft einen großen Einfluss auf den gemeinnützigen Bereich. Angesichts des wachsenden Bewusstseins für den Datenschutz in der Öffentlichkeit werden Organisationen wie The Futures Project zunehmend mit Personen in Kontakt kommen, die spezifische Fragen zur Verarbeitung ihrer Daten haben. „Datenschutz ist sicherlich etwas, das alle gemeinnützigen Organisationen sehr ernst nehmen müssen“, so Dr. Stamm.

Dr. Stamm ist insgesamt der Meinung, dass der tägliche Betrieb mit einer Lösung wie DataGuard reibungsloser abläuft. Da für den Datenschutz gesorgt ist, kann ihr Team ruhigen Gewissens arbeiten und sich darauf verlassen, dass Risiken vermieden werden und dass die Prozesse vollständig konform sind: „Ich denke, für jede gemeinnützige Einrichtung ist es wirklich schwierig, genügend Zeit für den Datenschutz aufzubringen. Mit den begrenzten Ressourcen fällt es schwer zu erkennen, worauf wir uns konzentrieren sollen. Es hilft uns sehr, jemanden an unserer Seite zu wissen, der uns hilft, Prioritäten zu setzen und der uns aufzeigt, was wir zuerst tun müssen. Bei DataGuard fühlen wir uns gut aufgehoben und unterstützt.“

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