Stannahs Weg zur Compliance: Wie DataGuard den globalen Datenschutz vereinfachte

„Wir hatten unsere Prozesse zwar abgebildet, aber ich habe immer wieder gedacht: Wie können wir das noch besser machen? Datenschutz ist keine einmalige Aufgabe – er ist ein fortlaufender Prozess. Wir brauchten eine Möglichkeit, unseren Ansatz weltweit zu harmonisieren – und genau das ermöglicht uns das Tool von DataGuard.“

Megan Richards

Senior Paralegal

Stannah

Seit über 150 Jahren ist Stannah ein weltweit anerkannter Hersteller von Aufzugslösungen. Das Unternehmen unterstützt Menschen mit Mobilitätseinschränkungen dabei, ihre Unabhängigkeit zurückzugewinnen – und hilft Unternehmen, Gebäude sicher und effizient zu betreiben. Als familiengeführtes Unternehmen lebt Stannah ein klares Prinzip: Wir kümmern uns – nicht nur um unsere Kunden, sondern auch um ihre Daten.

Standort

Unternehmensgröße

Kleine & mittlere Unternehmen

Branche

Fertigung/Gesundheit

Produkt

Compliance

Wie Stannah den globalen Datenschutz vereinfachte

Aufgrund seiner globalen Aktivitäten brauchte Stannah einen einheitlichen Ansatz für den Datenschutz. Der Umgang mit sensiblen Kundendaten – darunter auch Gesundheitsdaten – machte Compliance nicht nur zu einer gesetzlichen Verpflichtung, sondern auch zu einer zentralen Verantwortung.

Megan Richards, Senior Paralegal mit globaler Verantwortung für Datenschutz und Compliance, übernahm die Aufgabe, das Datenschutz-Framework von Stannah zu stärken und weltweit zu skalieren, um regulatorischen Anforderungen in allen Regionen gerecht zu werden.

Herausforderung

Mit über 1.000 Mitarbeitenden und zahlreichen rechtlichen Einheiten allein im Vereinigten Königreich benötigte Stannah ein skalierbares und dauerhaft tragfähiges Compliance-Framework.

Vor der Einführung von DataGuard steuerte Stannah den Datenschutz über verschiedene interne Systeme – doch zentrale Herausforderungen blieben bestehen:

Verstreute Daten: Daten waren über viele Plattformen und Regionen verteilt – was eine enorme Investition an Zeit und Ressourcen erforderte, um den Überblick zu behalten.

Regulatorische Komplexität: Weltweit tätig zu sein bedeutete, eine Vielzahl von Datenschutzgesetzen zu navigieren und Prozesse auf verschiedene rechtliche Rahmenbedingungen abzustimmen.

Sprachbarrieren: Die Koordination zwischen internationalen Tochtergesellschaften erforderte eine mehrsprachige Lösung, um Compliance einfacher zu kommunizieren.

Verwaltung der Verarbeitungstätigkeiten (ROPA): Aufgrund der Vielzahl an Prozessen innerhalb der UK-Einheiten war ein strukturierter, leicht zugänglicher Ansatz unverzichtbar.

Bedarf an globaler Harmonisierung: Datenschutz ist keine einmalige Aufgabe – Stannah brauchte eine Lösung, die nachhaltige Konsistenz über alle Märkte hinweg schafft.

Megan Richards wusste: „Wir brauchten ein intuitives, einfach zu bedienendes Tool, das Compliance nicht überfordernd, sondern einfach macht."

Lösung

Zunächst setzte Stannah auf ein standardisiertes Tool – doch schnell zeigte sich: Für ein global agierendes, kundenzentriertes Unternehmen reichte das nicht aus.
Sie brauchten eine Lösung, die intuitiv, leicht zu bedienen und nahtlos in ihre Arbeitsabläufe integrierbar war – ohne die Teams von ihrer Kernarbeit abzuhalten.

Hier kam DataGuard ins Spiel.

Warum DataGuard?

Benutzerfreundliche Oberfläche: Ein klares, intuitives Design macht Compliance-Aufgaben schnell und einfach – so bleibt der Fokus auf den Kunden, nicht auf Administration.

Automatisierte Compliance-Prozesse: Die Plattform übernimmt Datenmapping, Aktualisierungen der ROPAs und Datenschutzbewertungen – mit integrierten Erinnerungen und Workflows.

Nahtloses Reporting: Berichte lassen sich einfach und zentral erstellen – das spart Zeit und reduziert den manuellen Aufwand erheblich.

Teamübergreifende Zusammenarbeit: Stannah etablierte Datenschutzverantwortliche in allen Abteilungen und nutzte Trainings- und Automatisierungsfunktionen von DataGuard, um Mitarbeitende zu stärken.

Mehrsprachige Unterstützung: Unverzichtbar für die europäischen Niederlassungen – Trainings und Dokumentationen sind in mehreren Sprachen verfügbar.

Die Implementierung der Plattform hat sich ausgezahlt: „Unser Ziel war es, dauerhaft 100 % Compliance sicherzustellen. DataGuard hat uns die Struktur, Transparenz und Unterstützung gegeben, um genau das zu erreichen”, erzählt Megan.

Ergebnisse

Mit DataGuard hat Stannah seine komplexe Compliance-Struktur in ein schlankes, skalierbares Datenschutzprogramm verwandelt. Aus dem Wunsch nach Vereinfachung wurde ein unternehmensweiter Wandel im Umgang mit Datenschutz – effizient, souverän und kollaborativ.

Eine Plattform für globale Konsistenz: Stannah ersetzte fragmentierte Systeme durch ein zentrales Tool zur Verwaltung der ROPAs – für zahlreiche UK-Einheiten und internationale Märkte – und schuf so Struktur und Einheitlichkeit.

Compliance leicht gemacht: Dank intuitiver Oberfläche und mehrsprachiger Unterstützung können heute über 40 Datenschutzverantwortliche in verschiedenen Abteilungen ihre Aufgaben sicher und eigenständig erledigen – auch ohne juristische Ausbildung.

Zeitersparnis: Automatisierte Erinnerungen, Workflows und Dashboards sparen Stunden an manueller Arbeit. Megan Richards loggt sich jetzt nur noch einmal täglich ein – kein Nachverfolgen, kein Rätselraten, nur Klarheit.

Mehr Selbstvertrauen im Team: Datenschutzverantwortliche managen Compliance heute souveräner – unterstützt durch integrierte Überprüfungsprozesse.

Müheloses Training und Nachverfolgung: Europäische Datenschutzverantwortliche absolvieren ihre GDPR-Trainings direkt über die Plattform – inklusive automatisierter Erinnerungen und Abschlussnachverfolgung.

Klare Risikotransparenz: Mindmaps, Risikoregister und Anforderungs-Tracking liefern eine übersichtliche Darstellung, wo sensible Daten verarbeitet werden – und ob die richtigen Schutzmaßnahmen greifen.

Strukturierte Governance: Stannah hat eine große Zahl von ROPAs dokumentiert – und damit ein vollständiges, präzises Bild aller Datenflüsse geschaffen.