Neues Nachweismanagement

Die Grundlagen

Was passiert gerade?

Wir verschieben Ihre hochgeladenen Nachweise aus der Frameworks App zu den Maßnahmen. Dort haben sie in DataGuard einen stärkeren Platz: So verwalten, nutzen und pflegen Sie Ihre Nachweise effizienter und bleiben jederzeit auditbereit.

Warum diese Änderung?

In Controls werden Ihre Nachweise zu einem noch wertvolleren Bestandteil der Plattform. Sie befinden sich direkt dort, wo Compliance-Arbeit stattfindet – zusammen mit den Maßnahmen und Aktivitäten, die Sie umsetzen. So können Sie Nachweise frameworkübergreifend wiederverwenden, Verantwortlichkeiten nachverfolgen, Lücken frühzeitig erkennen und mit weniger Aufwand auditbereit bleiben.

Muss ich etwas tun?

Für die Migration selbst müssen Sie nichts tun. Sie läuft an Ihrem geplanten Termin automatisch. Vorab lohnt es sich zu prüfen, ob die Maßnahmen, die Sie brauchen, bereits angelegt sind – dann werden Ihre Nachweise sauber verknüpft (siehe „Vor Ihrer Migration“ weiter unten). Falls Ihnen der Zeitpunkt nicht passt, können Sie ihn verschieben oder die Migration vorerst aussetzen.

Kostet mich das Update etwas?

Nein. Wir entwickeln DataGuard laufend weiter. Dieses Upgrade einschließlich der Migration ist in Ihrem bestehenden Service enthalten und kostet Sie nichts zusätzlich.

Vor Ihrer Migration (so gelingt sie am besten)

Wie werden meine Nachweise mit den Maßnahmen verknüpft?

Während der Migration werden Ihre Nachweise automatisch den passenden Controls zugeordnet. Besteht für eine Framework-Anforderung bereits eine entsprechende Maßnahme in Ihrem Account, wird der Nachweis dort hinterlegt. Die Zuordnung können Sie anschließend jederzeit an Ihre individuelle Struktur anpassen.

Wie stelle ich sicher, dass alles richtig verknüpft ist?

Für einen reibungslosen Start empfiehlt es sich, die benötigten Controls vor der Migration anzulegen.Ist ein Nachweis mit einer Framework-Anforderung verknüpft, die passende Maßnahme aber noch nicht angelegt (zum Beispiel bei einigen ISO-Managementmaßnahmen), übernehmen wir den Nachweis trotzdem. Er erscheint dann als „nicht zugeordnet“, bis Sie ihn verknüpfen. Wenn Sie die erforderlichen Maßnahmen vorab anlegen, werden Ihre Nachweise von Anfang an korrekt zugeordnet. Bei Fragen oder zur Unterstützung steht Ihnen Ihr DataGuard-Ansprechpartner gerne zur Verfügung.

Ihre Nachweise und Daten

Gehen mir Nachweise verloren?

Nein, Ihre Daten bleiben vollständig erhalten. Alle Nachweise, Dateien und zugehörigen Verknüpfungen werden übernommen. Es wird nichts gelöscht, und nach der Migration können Sie alle Inhalte und Zuordnungen überprüfen und bei Bedarf anpassen.

Bleiben meine Nachweise mit den richtigen Stellen verknüpft?

Ja. Wenn in Ihrem Account bereits ein passendes Control vorhanden ist, bleibt die bestehende Verknüpfung automatisch erhalten. Ihre bisherigen Zuordnungen und Nachweise werden übernommen, sodass Ihre bestehende Arbeit nahtlos fortgeführt werden kann. Falls ein benötigtes Control noch nicht eingerichtet wurde, beachten Sie bitte den Abschnitt „Vor der Migration“ weiter oben.

Was genau wird verschoben?

Ihre hochgeladenen Dokumente, Dateien und Bilder werden vollständig übernommen – einschließlich aller zugehörigen Informationen wie Namen, Beschreibungen und Datumsangaben sowie der bestehenden Verknüpfungen zu Ihren Framework-Anforderungen.

Sind meine Daten während des Umzugs sicher?

Absolut. Die Migration findet vollständig innerhalb Ihres bestehenden DataGuard-Accounts statt. Ihre Daten bleiben in derselben sicheren Umgebung und werden nicht an Dritte weitergegeben. Niemand außerhalb Ihrer Organisation erhält dadurch Zugriff auf Ihre Nachweise oder Dokumente.

Verliere ich den Zugriff auf meinen Account?

Nein. Sie können DataGuard weiterhin wie gewohnt nutzen. Nach der Migration werden Ihre Nachweise einfach in Controls verwaltet – dort, wo auch die zugehörigen Maßnahmen und Controls gepflegt werden.

Zeitpunkt und Ihre Wahlmöglichkeiten

Wann wird mein Account migriert?

An dem Termin, der in Ihrer Benachrichtigungs-E-Mail steht. Vorher erinnern wir Sie noch einmal daran, damit Sie nichts überrascht.

Ich bin noch nicht so weit. Kann ich die Migration verschieben oder aussetzen?

Ja. Wenn Ihnen der Zeitpunkt nicht passt, wählen Sie einen späteren Termin oder setzen die Migration vorerst aus. Sagen Sie uns dafür einfach vor dem Termin aus Ihrer E-Mail Bescheid.

Wie verschiebe ich den Termin oder setze die Migration aus?

Nutzen Sie das kurze Formular aus Ihrer Benachrichtigungs-E-Mail. Das dauert etwa eine Minute.

Wie lange kann ich die Migration verschieben?

Falls der vorgeschlagene Termin für Sie nicht passt, können Sie die Migration bis zum 29. September 2026 verschieben. Danach erfolgt die Migration automatisch, sodass auch Sie von den Vorteilen des neuen Nachweismanagements profitieren können.

Nach der Migration

Wo finde ich meine Nachweise jetzt?

In der Controls-App unter „Nachweise“. Dort sind sie geordnet und einsatzbereit, und wir zeigen Ihnen, wo genau.

Was, wenn etwas nicht stimmt?

Falls Ihnen nach der Migration etwas ungewöhnlich erscheint, wenden Sie sich einfach an Ihren DataGuard-Ansprechpartner. Sie haben die Möglichkeit, alle migrierten Nachweise und Zuordnungen zu prüfen. Sollte etwas nicht wie erwartet übernommen worden sein, unterstützen wir Sie schnell und unkompliziert bei der Klärung.

Muss mein Team etwas Neues lernen?

Für Ihr Team bedeutet die Umstellung vor allem einen neuen zentralen Ort für Nachweise. In Controls lassen sich diese einfacher verwalten und nutzen. Damit alle schnell starten können, erhalten Sie eine kurze Anleitung, die zeigt, wo Nachweise zu finden sind und wie sie in Controls verwendet werden.

Wirkt sich das auf meine Audits oder Zertifizierungen aus?

Nein. Ihre Nachweise und die bestehenden Verknüpfungen bleiben erhalten. So können Sie Ihre laufenden Compliance-Aktivitäten ohne Unterbrechung fortführen und bleiben weiterhin auditbereit.

Hilfe

An wen wende ich mich bei Fragen?

Bei Fragen wenden Sie sich einfach an Ihren Customer Success Manager und antworten Sie direkt auf die erhaltene E-Mail. Wir helfen Ihnen gerne weiter.