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Parconomy und DataGuard: Ein Datenschutzaudit in nur 10 Tagen

“Die Checklisten der Plattform geben uns einen klaren Überblick über unseren aktuellen Stand. Besonders praktisch: Alle wichtigen Dokumente – von der Datenschutzerklärung unserer Website über TOMs und RPAs bis zu AV-Verträgen – sind direkt verfügbar.”

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Heiko Jäger

Co-Founder

Parconomy

Parconomy entwickelt digitale Werkzeuge für das Management und die Vernetzung des ruhenden Verkehrs. Kern des Geschäftsmodells ist eine offene Roaming-Plattform für die Parkraumbewirtschaftung: das Open Parking System. Dieses richtet sich an Kommunen, Parkraumanbieter und Mobilitätsdienstleister, die Parkflächen im Rahmen von Smart City-Konzepten digital zugänglich und abrechenbar machen wollen. Entstanden ist das Startup als Spin-off des Energieversorgers EnBW.

Standort

Deutschland

Unternehmensgröße

Kleine & mittlere Unternehmen

Branche

Tech

Produkt

Compliance

Vor DataGuard

  • Als Spin-off von EnBW profitierte Parconomy bis zur Ausgründung von der Datenschutzexpertise des Konzerns
  • Es gab einen internen Datenschutzbeauftragten mit spezialisierter Abteilung
  • Mit Beginn der rechtlichen Eigenständigkeit benötigte Parconomy eine eigene Lösung

Mit DataGuard

  • Umfassendes Datenschutzaudit innerhalb von nur 10 Tagen
  • Effizientes Umsetzen der Datenschutzerklärung und Technisch Organisatorischer Maßmaßnahmen (TOM) gemäß DSGVO
  • Verträge mit Großkunden wie dem Land Baden-Württemberg

Die Smart City braucht neue Mobilitätskonzepte und erstklassigen Datenschutz

Unsere Städte sollen effizienter, technologisch fortschrittlicher, grüner und vor allem klimaverträglicher werden. Smart City heißt die Vision für den urbanen Raum. Um sie zu verwirklichen, benötigen wir nicht zuletzt innovative Mobilitätskonzepte. Das Open Parking System stellt den Experten digitale Werkzeuge für die Digitalisierung und Vernetzung zur Verfügung, um diese Mobilitätskonzepte zu realisieren.

Die Idee geht auf eine Initiative der EnBW zurück. Der Energiekonzern begann 2018 mit der Suche nach neuen Geschäftsmodellen im Bereich Parken. Ein EnBW-Team entwickelte daraufhin eine offene, digitale Roaming-Plattform für den Parken-Markt in Deutschland und Europa: das Open Parking System (OPS). Darüber können Parkraumbewirtschafter, insbesondere Kommunen, den Zugang zum Parkraum für Nutzer digitalisieren, die Nutzung bargeldlos abrechnen und weitere Mobilitätsdienste, etwa aus dem ÖPNV-Angebot, anbinden. Auch privatwirtschaftliche Akteure wie Automobilhersteller können Ihre Produkte mit dem OPS vernetzen und neue Geschäftsmöglichkeiten nutzen.

Datenschutz ist einer der wichtigsten Punkte für den Start-up-Erfolg

Die Idee erwies sich als so tragfähig, dass daraus ein eigenständiges und vom EnBW-Konzern unabhängiges Unternehmen hervorging: die Parconomy GmbH in Stuttgart. „Wir sind mit unserem Produkt seit Ende 2020 live im Markt“, sagt Heiko Jäger, Co-Founder und einer von drei Geschäftsführern. Den Verantwortlichen war von Anfang an klar, dass der Datenschutz essenziell für den Erfolg des Start-ups sein würde.

Datenschutz als Chance und Risiko

„Als junges Unternehmen mit einem zukunftsfähigen Produkt haben wir zwei unternehmerische Hauptrisiken. Risiko Nummer 1: Wir gewinnen nicht genug Kunden. Risiko Nummer 2: Wir scheitern an Fehlern beim Datenschutz.“

Bei einem Verstoß gegen die DSGVO wären nicht die Bußgelder in Höhe von bis zu vier Prozent des Jahresumsatzes das größte Problem, sondern der Reputationsverlust. „Über unsere Plattform verwalten Kunden sensible personenbezogene Daten in großem Umfang – Namen, Wohnadressen, Autokennzeichen, Kontoverbindungen etc. Mängel oder gar Verstöße gegen die DSGVO würden das Vertrauen unserer direkten Kunden und der Endkunden in unsere Plattform zerstören – und damit unsere Geschäftsgrundlage“, sagt Jäger.

Mit DataGuard dauerte das Datenschutzaudit gerade mal 10 Tage  

Parconomy begann deshalb unmittelbar nach Firmengründung mit der Suche nach einem professionellen Partner für die Rolle des externen Datenschutzbeauftragten. Die Entscheidung fiel auf DataGuard. „Wir haben uns nicht für den preiswertesten Anbieter entschieden, sondern für denjenigen, der das überzeugendste Gesamtpaket anbietet und uns am meisten entlastet. Auch zeitlich, denn Zeit ist Geld. Insofern haben wir uns mit DataGuard am Ende wohl doch für den günstigsten Anbieter entschieden.“

Die Zusammenarbeit gestaltete sich von Beginn an schlank und effizient. Nicht zuletzt deshalb, weil Parconomy sich bis zur Ausgründung unter dem Datenschutzmantel der EnBW bewegte und entsprechend gut aufgestellt war. Das Datenschutzaudit mit DataGuard dauerte daher gerade mal 10 Tage. „Wir mussten nur wenig anpassen und haben viele Impulse bekommen, welche Punkte wir bei für uns neue Themenfeldern wie z. B. dem Bewerbermanagement beachten müssen“, so Jäger.

Die DataGuard Datenschutz-Plattform als zentrale Kooperationsplattform 

„Im Mittelpunkt der gemeinsamen Datenschutzaktivitäten standen zunächst vor allem die technisch organisatorischen Maßnahmen (TOM) und das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT). Beide fließen schließlich unmittelbar in die Verträge des Unternehmens mit seinen Kunden ein. „Es war uns deshalb sehr wichtig, von DataGuard noch mal kritisch prüfen zu lassen, was wir alles tun, um uns technisch abzusichern und Datenschutzvorfälle möglichst zu verhindern.“

Hilfreich für das Audit und die effiziente Zusammenarbeit war und ist insbesondere die digitale Datenschutz-Plattform von DataGuard. „Mit der Portalunterstützung und anhand der dort zur Verfügung gestellten Checklisten konnten wir uns selbst zunächst einen sehr guten Überblick über unseren Status quo verschaffen. Zudem bekommen wir über das Portal auch alle nötigen Dokumente – darunter die Datenschutzerklärung für unsere Website, die Dokumentation unserer TOM, das VVT oder Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung durch Dritte. Das ist schon sehr komfortabel.“

Parconomy erfüllt höchste Datenschutzansprüche

Dass man mit erstklassigem Datenschutz nicht nur sicher unterwegs ist, sondern auch Kunden gewinnt, hat Parconomy bereits kurz nach Beginn der Zusammenarbeit bewiesen. Noch unter EnBW-Flagge war die Zusammenarbeit mit einer baden-württembergischen Landesorganisation zustande gekommen. Nach erfolgreicher Ausgründung ging es um nichts Geringeres als um den Abschluss eines Folgevertrags mit diesem Großkunden.

„Damit war klar, dass unsere TOM, das VVT und die gesamte Datenschutzarchitektur unseres Unternehmens gewissermaßen ins Visier des Landesdatenschutzbeauftragten von Baden-Württemberg geraten könnte. Da gab es für uns null Spielraum. Mit DataGuard an unserer Seite brauchten wir den Spielraum auch nicht. Wir haben in jeder Hinsicht überzeugt und den Vertrag erfolgreich erneuert.“

Schnell und partnerschaftlich – mit kurzen Wegen

„Die Zusammenarbeit mit DataGuard ist geprägt von partnerschaftlichen Beziehungen. Das fängt beim Du auf der Arbeitsebene an und geht mit stets sehr schneller, manchmal auch unkonventioneller Hilfe bei konkreten Anfragen weiter. Kurz: Wir sind sehr zufrieden und freuen uns, einen Partner wie DataGuard an unserer Seite zu haben.“

Große Hilfe: die E-Learning-Plattform von DataGuard

Parconomy hat den Sprung in die Eigenständigkeit geschafft und etabliert sich nun als Zukunftspartner für die Digitalisierung und Vernetzung des ruhenden Verkehrs. Damit wächst auch die Mitarbeiterzahl des Unternehmens. „Wir haben unser Team erst kürzlich wieder verstärkt und profitieren nun von einem DataGuard-Service, den wir zu Beginn der Zusammenarbeit gar nicht weiter beachtet hatten.“

Die Rede ist von der integrierten E-Learning-Plattform. Die Neuen im Team von Parconomy werden hier rund um das Thema Datenschutz geschult und von DataGuard entsprechend zertifiziert. „Die E-Learning-Plattform ist so aufgebaut, dass sie unseren neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern alles Wichtige vermittelt“, sagt Jäger. „Das ist super, macht Spaß und nimmt uns jede Menge Arbeit ab – auch bei Folgeschulungen.“

Ausblick: Compliance und Informationssicherheit stehen schon auf dem Programm

Als Unternehmen mit ausschließlich digitalen Produkten auf Cloudbasis spielt für Parconomy auch die Informationssicherheit eine zentrale Rolle. Nach der durch und durch guten Erfahrung mit dem Datenschutzaudit spielt das Unternehmen mit dem Gedanken, nun auch das Thema IT-Sicherheit mit DataGuard anzugehen und sich ggf. nach ISO 27001 oder TISAX® zertifizieren zu lassen – schließlich ist dank tadellosem Datenschutz bereits eine wichtige Basis für Informationssicherheits-Zertifizierungen gelegt. „Die generelle Vorgehensweise von DataGuard hat uns einfach überzeugt. Wir wissen, dass wir durch die Zusammenarbeit viel Zeit sparen, am Ende sauber dokumentierte Prozesse und Maßnahmen haben und dieses auch nachweisen können. Darauf kommt es an.“

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