Wie der Deutsche Landwirtschaftsverlag mit DataGuard Compliance für 40+ Marken optimiert hat

So vereinfachte der dlv Compliance bei über 40+ Marken

Mit über 40 Marken, wachsender internationaler Präsenz und starkem Digitalfokus steht der Deutsche Landwirtschaftsverlag (dlv) nicht nur vor redaktioneller Komplexität, sondern auch vor einer großen Aufgabe in Bezug auf Datenschutz und DSGVO-Compliance.

Herausforderung

Bei begrenzten internen Ressourcen bedeutete das: viele unverbundene Systeme, manuelle Prozesse und ein hohes Aufkommen von Betroffenenanfragen. 

Täglich gingen 10 bis 20 Datenschutzanfragen ein – besonders in Marketing-Peaks war kaum zu bewältigen, was auf den Tischen der Verantwortlichen landete. Der Aufwand war groß, die Tools wenig hilfreich, und die Zusammenarbeit mit dem damaligen externen Datenschutzpartner „von Chaos geprägt“, wie Breitenfeld es beschreibt. 

Die wichtigsten Herausforderungen: 

1. Fragmentierte Systeme: Kundendaten waren über viele Systeme verteilt – jede Anfrage erforderte eine aufwendige Einzelfallprüfung 
2. Hoher Aufwand bei Betroffenenanfragen: Täglich treffen 10 bis 20 Anfragen ein. Die Bearbeitung war zeitintensiv und es war schwierig, Fristen einzuhalten 
3. Manuelle Prozesse: Dokumentation und Auskunft erfolgten über Excel-Listen – ein hoher Aufwand bei wachsendem Anfragevolumen 
4. Juristischer Druck: Neue gesetzliche Anforderungen und häufige Rückfragen machten klar dokumentierte Prozesse unverzichtbar 
5. Fehlende Beratung und Struktur: Die Zusammenarbeit mit dem früheren Datenschutzpartner war unstrukturiert—individuelle Beratung und strategische Begleitung fehlten 

Lösung

Auf der Suche nach einem Anbieter, der juristisches Know-how mit einer praxisnahen Lösung vereint, entschied sich der Deutsche Landwirtschaftsverlage für DataGuard. 

Ausschlaggebend war die Kombination aus fachlicher Expertise und einer Plattform, die zentrale Datenschutzaufgaben wie Schulung, Richtlinienzugriff und das Management von Betroffenenanfragen systematisch abbildet – und den Arbeitsalltag dadurch deutlich erleichtert. 

Gleich zu Beginn führten DataGuard und der dlv ein umfassendes Datenschutz-Audit durch: Alle relevanten Compliance-Prozesse wurden erfasst, dokumentiert und auf Lücken überprüft. Auf dieser Grundlage entstand ein maßgeschneidertes Datenschutzkonzept – individuell auf die komplexe Struktur eines Medienhauses mit über 40 Marken abgestimmt. 

Zentrales Element der Zusammenarbeit: die DataGuard Plattform. Sie bringt Struktur in komplexe Datenschutzprozesse, indem sie manuelle, zeitaufwendige Aufgaben in standardisierte, skalierbare Abläufe überführt. Vom Management von Betroffenenanfragen über die Zuweisung von Schulungen bis hin zur zentralen Dokumentation und Aufgabenverteilung, die Plattform erleichtert die Arbeit im gesamten Unternehmen.  

Warum DataGuard? 

• Individuelles Datenschutzkonzept: Aufbau eines strukturierten, unternehmensweiten Datenschutzprogramms – von der Prozessanalyse bis zur Dokumentation 

• Effizienter Umgang mit Betroffenenanfragen: Zentrale Vorlagen und standardisierte Workflows ermöglichen rechtssichere, schnelle Reaktionen auf Auskünfte, Löschanfragen und Werbewidersprüche 

• TOMs, die wirklich passen: Technische und organisatorische Maßnahmen individuell abgestimmt auf die Anforderungen des Verlagshauses 

• Schulungen mit der DataGuard Academy: Pflichtschulungen und praxisnahe Spezialtrainings für datenintensive Bereiche wie z. B. Vertrieb über die DataGuard Academy – digital zugewiesen und nachvollziehbar dokumentiert 

• Unterstützung, wenn es darauf ankommt: Hilfe bei sensiblen Kundenanfragen, rechtssicheren Marketingmaßnahmen und komplexen Datenschutzfragen 

• KI im Griff: Beratung zur Bewertung und Dokumentation datenschutzkonformer KI-Nutzung 

• Plattform kombiniert mit praxisnaher Expertise: Die DataGuard Plattform brachte Datenschutzprozesse zentral zusammen – mit praxisnahen Funktionen und lösungsorientierter Unterstützung durch Experten 

Ergebnisse 

Seit der Zusammenarbeit mit DataGuard hat sich der Datenschutzalltag beim dlv spürbar verändert. Prozesse, die früher zeitaufwendig waren und manuell liefen, sind heute klar definiert, zentral dokumentiert und nachvollziehbar. Das Team kann jetzt schnell und datenschutzrechtlich sicher agieren, DSGVO-Anforderungen souverän umsetzen – und sich gleichzeitig um neue regulatorische Entwicklungen wie die EU-KI-Verordnung kümmern.  

Erfolge auf einen Blick: 

• Schnellere Bearbeitung von Anfragen: Auskünfte, Löschungen und Werbewidersprüche lassen sich heute deutlich effizienter beantworten  

• Klare, zentrale Dokumentation: Hunderte Prozesse sind inzwischen systematisch erfasst, nachvollziehbar und digital abrufbar 

• Datenschutz als Teil der Unternehmenskultur: Schulungen, Vorlagen und die ständige Verfügbarkeit aller Informationen über die Plattform haben das Bewusstsein für Datenschutz im gesamten Unternehmen gestärkt 

• Starke Verankerung im Management: Datenschutz ist heute nicht nur Pflicht, sondern gelebter Bestandteil der Unternehmensstrategie mit aktiver Unterstützung durch die Geschäftsführung 

• Raum für Weiterentwicklung: Durch strukturierte Abläufe bleibt Zeit für Zukunftsthemen wie KI, internationale Datenflüsse oder neue Marketingstrategien und das mit Datenschutz von Anfang an im Blick