Cision stellte Datenschutz neu auf und skalierte Compliance mit DataGuard

Datenschutzprozesse optimieren und Compliance skalierbar machen

Datenschutz-Compliance ist für Cision eine komplexe Aufgabe: Ein großes internationales Kundennetzwerk trifft auf strenge regulatorische Anforderungen. Täglich verarbeitet das Unternehmen große Mengen sensibler Daten – von Journalisten-Kontakten bis hin zu Engagement-Metriken – und muss dabei jederzeit Gesetze wie die DSGVO einhalten. 

Um auch in Zukunft datenschutzkonform und effizient arbeiten zu können, suchte Cision nach einer skalierbaren, nutzerfreundlichen Lösung, die das Management von Cookie-Einwilligungen, Daten-Mapping und Betroffenenanfragen (DSRs) vereinfacht – ohne dabei die laufenden Prozesse zu stören. 

Herausforderung

Cision verarbeitet täglich große Datenmengen für über 75.000 Organisationen weltweit – und brauchte daher eine Datenschutzlösung, die mit diesem Umfang und der Komplexität mithalten konnte. Doch der bisherige Anbieter brachte in drei zentralen Bereichen unnötige Reibung und Ineffizienz mit sich: 

1. 1. Cookie- und Einwilligungsmanagement 
      

      Cisions globale Präsenz erforderte ein präzises, flexibel anpassbares Consent-Management. Doch die bestehende Lösung war zu komplex und ineffizient. Das Einholen und Verwalten von Einwilligungen in verschiedenen Märkten wurde zur zeitraubenden Belastung – für das Compliance-Team und die Nutzererfahrung. 

   2. Daten-Mapping 
      

      Täglich flossen tausende personenbezogene Datenpunkte durch Cisions Systeme. Es fehlte jedoch eine klare, automatisierte Struktur, um diese Daten zuverlässig zu identifizieren und aktuell zu halten. Die mangelnde Flexibilität und fehlende Automatisierung des bisherigen Anbieters führte zu unnötigem Aufwand und fehlender Transparenz. 

   3. Bearbeitung von über 10.000 Betroffenenanfragen pro Jahr 
      

      Jährlich erhielt Cision mehr als 10.000 Datenschutzanfragen – jede einzelne erforderte eine manuelle E-Mail-Verifizierung. Der mehrstufige Prozess des bisherigen Anbieters bremste die Reaktionszeiten aus, sorgte für unnötige Reibung und erhöhte die Arbeitsbelastung für die internen Teams deutlich. 

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Lösung

Cision arbeitete zuvor mit einem anderen Anbieter, war aber auf der Suche nach einer intuitiveren und wirtschaftlicheren Alternative. Entscheidend waren: ein reibungsloser Umstieg, zuverlässiger Support und eine Plattform, die mit den steigenden Datenschutzanforderungen Schritt halten kann. 

Nach der Evaluierung der DataGuard-Plattform wurde schnell klar: Der Wechsel lohnt sich. 

Robert Beaugie, VP, Global DPO & AI Governance Officer bei Cision, beschreibt seine Erfahrung so: 

Warum sich Cision für DataGuard entschieden hat: 

• Effizienteres Cookie- und Einwilligungsmanagement
  DataGuard vereinfachte das Consent-Management über mehrere globale Märkte hinweg. Automatisiertes Tracking reduzierte den manuellen Aufwand erheblich – und die Unterstützung durch erfahrene Experten sorgte für eine reibungslose Umstellung. 
• Schnelleres und präziseres Daten-Mapping 
  Cision gewann deutlich mehr Transparenz über seine Datenflüsse. Automatisierte Mapping-Tools erleichterten die Identifikation und Kategorisierung personenbezogener Daten – mit weniger Aufwand und höherer Genauigkeit. 
• Vereinfachte Bearbeitung von Betroffenenanfragen (DSRs) 
  Mehr als 10.000 manuelle E-Mail-Verifizierungen pro Jahr wurden zum echten Engpass. DataGuard beseitigte unnötige Prüfschritte – das entlastete die Teams und beschleunigte die Compliance-Prozesse deutlich. 
• Persönlicher Support und transparente Preise 
  Die Datenschutz-Experten von DataGuard begleiteten die Implementierung engmaschig und lösten Fragen schnell. Besonders überzeugend: das faire, transparente Preismodell – eine echte Alternative zu den steigenden Kosten anderer Anbieter. 

Lösung

Mit DataGuard setzte Cision auf eine skalierbare, effiziente und benutzerfreundliche Lösung, die den Aufwand für Compliance deutlich reduzierte und die internen Abläufe spürbar vereinfachte. 

• 3-fache Effizienzsteigerung beim Cookie- und Einwilligungsmanagement für eine schnellere, rechtskonforme Umsetzung von Nutzerpräferenzen weltweit 
  

• 40 % höhere Effizienz beim Daten-Mapping für mehr Kontrolle und Übersicht über personenbezogene Daten 

• Verschlankter DSR-Prozess sorgen für eine deutliche Entlastung durch den Wegfall manueller Verifizierungen bei über 10.000 Anfragen pro Jahr

• Reibungslose Implementierung dank der engen Zusammenarbeit mit DataGuards Experten verlief der Umstieg reibungslos

Mit DataGuard kann sich Cision wieder ganz auf das konzentrieren, was sie am besten können: Marken helfen, ihre Geschichten zu erzählen – und dabei jederzeit datenschutzkonform agieren.