Wie Aberdeen die Migrationszeit für Compliance um 50 % reduzierte und globale Datentransparenz mit DataGuard gewann

Wie Aberdeen Migrationsaufwand um 50 % reduzierte

Aberdeen Group plc („Aberdeen“) ist ein global tätiges Unternehmen, das Vermögens- und Investmentlösungen anbietet. Ein kleines zentrales Privacy-Team überwacht die Einhaltung der weltweit geltenden Datenschutzgesetze in allen Geschäftsbereichen.

Die Data Privacy Managerin bei Aberdeen erklärt, wie der Wechsel zu DataGuard das Management von Datenschutzrisiken und den Nachweis der Compliance verbessert hat:

Herausforderung

Bevor Aberdeen mit DataGuard zusammenarbeitete, verwaltete das Unternehmen seine Verarbeitungstätigkeiten (RoPAs) und Dateninventare zunächst in Excel, bevor es zu einer ähnlichen Lösung eines anderen Anbieters wechselte.

Nach strukturellen Veränderungen und der Integration dreier Geschäftsbereiche nutzte das Data Privacy Office die Gelegenheit, das genutzte Tool für die Privacy-Compliance zu überprüfen.

Obwohl Aberdeen nicht aktiv nach einer Alternative suchte, überzeugte DataGuard durch Benutzerfreundlichkeit, die enge Begleitung durch das Team sowie ein transparentes und gut strukturiertes Kostenmodell. Das führte dazu, dass Aberdeen sein bestehendes System hinterfragte und sich schließlich für DataGuard entschied. 

Lösung

Mit dem Wechsel zu DataGuard konnte Aberdeen seine Datenschutz-Compliance besser nachweisen und profitierte direkt von einem breiteren Funktionsumfang. Das Team entschied sich, alle bestehenden Compliance-Nachweise in die Plattform zu migrieren. 

Was besonders überzeugte: 

• Intuitives Data Mapping für 23 Länder: ein übersichtliches, leicht zu bedienendes Modul, das Datenflüsse über mehr als 20 Länder hinweg visualisiert und steuerbar macht.
• Anforderungs- und Verantwortlichkeits-Tracking: ein strukturiertes System, das Aktivitäten mit der DSGVO und lokalen Vorschriften abgleicht.
• Modul für Betroffenenanfragen: legt die Basis für eine schnellere und sicherere Bearbeitung von DSRs.
• Rulefinder Data Privacy (Add-on von aosphere): integrierter Zugang zu einer globalen Rechtsdatenbank für internationale Datenschutzvorschriften.
• Dedizierte Migrationsunterstützung: DataGuard übernahm den Großteil der Migration – das sparte Aberdeen wertvolle Zeit und sorgte für einen reibungslosen Start.

Ergebnisse

Durch die Zentralisierung der Privacy-Prozesse mit DataGuard gewann Aberdeen Effizienz, Transparenz und eine klarere Struktur für das Datenschutzmanagement in über 20 Ländern:

• Globaler Überblick über 23 Länder: Das Team steuert alle Privacy-Aktivitäten zentral in einer einzigen Plattform.
• Vereinfachte globale Compliance: Länderspezifische Aufbewahrungsfristen und Aktivitäten sind leichter zu verwalten – die Zusammenarbeit mit lokalen HR- und Risikoteams wurde deutlich einfacher.
• 50 % Zeitersparnis: Die Migrationsunterstützung reduzierte den Implementierungsaufwand um die Hälfte und entlastete das kleine Privacy-Team.
• Kostentransparenz: DataGuard bot ein klares, faires Paket mit Zugriff auf die wichtigsten Funktionen.
• Zentrale Referenz: Die Plattform dient nun als Single Source of Truth für Inventare, Lieferanten und Aktivitäten – ideal für Überprüfungen, Updates und Audits.
• Mehr Sicherheit im Alltag:  Mit einem zentralisierten System und kontinuierlicher Unterstützung fühlt sich das Team gut aufgestellt, um Privacy-Anforderungen in EMEA, APAC und den USA zu managen.
• Verlässliche Partnerschaft: Aberdeen schätzt die Reaktionsgeschwindigkeit und Expertise der DataGuard-Berater und beschreibt die Zusammenarbeit als „einfach, offen und freundlich“.

Wie geht es weiter?

Für Aberdeen ist die Zusammenarbeit mit DataGuard erst der Anfang. Nach dem erfolgreichen Daten-Mapping und der Migration steht nun die nächste Phase an: 

Das Team plant, die Assessment-Module breiter auszurollen, um sicherzustellen, dass Prozesse aktuell bleiben und unternehmensweit konsistent angewendet werden. Zudem sollen lokale Privacy Champions befähigt werden, eigene Dateninventare selbst zu verwalten. Durch die erweiterte Nutzung der Frameworks App will Aberdeen die Governance und Steuerung auf Gruppenebene weiter stärken.

Der Rat des Privacy-Teams an andere Unternehmen, die über einen Wechsel nachdenken: