Die Frist zur Einrichtung eines internen Hinweisgebersystems läuft am 17. Dezember 2023 ab. Die neue Regelung betrifft alle Organisationen mit mehr als 49 Mitarbeitern. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, warum Ihre Organisation Whistleblowing-Angelegenheiten intern verwalten sollte und wie dies das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter stärkt.
Wieso Sie jetzt handeln sollten
Seit dem 2. Juli 2023 gilt das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) für Organisationen mit 250 oder mehr Beschäftigten und wird bald auch auf Organisationen mit 49 oder mehr Beschäftigten ausgedehnt. Eine der wichtigsten Anforderungen ist die Einrichtung eines sicheren Hinweisgebersystems, das es ermöglicht, Meldungen schriftlich, mündlich oder auf Wunsch auch persönlich abzugeben. Die Frist für die Einrichtung eines internen Meldewegs endet für Organisationen mit mehr als 49 Mitarbeitern am 17. Dezember 2023.
Erfahren Sie mehr über die Whistleblower-Richtlinie und was Unternehmen jetzt tun sollten in unserem Artikel.
Darüber hinaus gibt es eine zusätzliche externe Meldestelle des Bundes, die es Whistleblowern ermöglicht, Verstöße zu melden. Die sogenannte Bundesmeldestelle ist im "regelmäßigen fachlichen Austausch" mit den Hinweisgeberstellen des Bundeskartellamts und der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht.
Dies unterstreicht die Dringlichkeit für Unternehmen, über eine interne Meldelösung zu verfügen, die eine interne Lösung ohne externe Aufsicht ermöglicht. Eine aktuelle Veröffentlichung des Bundesamts für Justiz zeigt, dasssich im Zeitraum von Juli bis zum 12. September 2023 mehr als 100 Personen bei den Behörden gemeldet haben. Deswegen ist es gerade jetzt wichtig, Whistleblowing ernst zu nehmen.
Die wichtigsten Erkenntnisse für Unternehmen
Die Meldung über den internen Weg sollte die bevorzugte Option für Organisationen sein. Er bietet die Möglichkeit, den gemeldeten Verstoß direkt und intern zu untersuchen und zu beheben - sofern er durch entsprechende Plausibilitäts- und Vernunftprüfungen begründet und validiert ist.
Sobald das interne Meldesystem eingerichtet ist, ist es ratsam, die eigenen Beschäftigten für das System und seine Nutzung zu sensibilisieren. Die Beschäftigten sind in die alltäglichen Abläufe im Unternehmen involviert und kommen mit möglichen Missständen so am ehesten in Berührung.
Darüber hinaus schafft ein Whistleblowing-System Vertrauen innerhalb einer Organisation, da es den Beschäftigten eine anonyme Möglichkeit bietet, Fehlverhalten, unethisches Verhalten oder Verstöße gegen Vorschriften zu melden. Wenn Beschäftigte wissen, dass sie solche Probleme ohne Angst vor Repressalien melden können, fördert dies eine Kultur der Transparenz, Verantwortlichkeit und Integrität. Dies wiederum fördert das Vertrauen der Beschäftigten: Ihre Anliegen werden ernst genommen und angemessen gelöst.
Rechtlicher Hintergrund
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist seit dem 02. Juli 2023 in Kraft. Es setzt die EU-Hinweisgeberrichtlinie um, die bereits am 16. Dezember 2019 in Kraft getreten ist.
Erfolgt eine Meldung über das Hinweisgebersystem, müssen Organisationen den Eingang der Meldung innerhalb von 7 Tagen bestätigen und innerhalb von 3 Monaten über die ergriffenen Maßnahmen (falls vorhanden) informieren. Dazu kann zum Beispiel ein Untersuchungsausschuss gehören, der zur Klärung des gemeldeten Verstoßes eingesetzt wird.
Wird trotz der bestehenden Verpflichtung kein interner Meldeweg eingerichtet, stellt dies eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einer Geldbuße von bis zu 50.000€ geahndet werden kann.
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