Opt-In und Opt-Out-Verfahren - Einwilligungen rechtskonform erfassen

Die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften ist nicht der einzige Vorteil des Einwilligungs- und Präferenzmanagements, sondern auch eine Möglichkeit, die Marketingaktivitäten eines Unternehmens zu optimieren. Mit einer robusten Lösung für das Consent und Preference Management maximieren Sie auch die Anzahl der Opt-ins und reduzieren Opt-outs.  

Die Maximierung der Opt-ins ermöglicht es Ihnen präzisere Kundendaten zu erfassen, während Sie durch die Minimierung der Opt-outs Conversion Rates erhöhen und das Markenimage verbessern. 

In diesem Artikel erfahren Sie, was die Begriffe „Opt-in“ und „Opt-out“ eigentlich bedeuten und welche Arten von Opt-ins und Opt-outs Sie kennen sollten. Außerdem erhalten Sie Informationen zur Bedeutung dieser Verfahren und wie Sie diese umsetzen können.

Opt-in vs. Opt-out: Was bedeuten diese Begriffe und was ist der Unterschied? 

Was sind Opt-ins? 

Bei einem Opt-in erteilt ein Kunde seine Zustimmung zu einem bestimmten Zweck, z. B. zum Erhalt von Marketing-E-Mails oder zur Teilnahme an einer Umfrage. Opt-ins erfolgen über ein Kontrollkästchen oder eine Schaltfläche, auf das bzw. die Ihr Kunde klicken muss, um seine Zustimmung zu erteilen.

Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Opt-ins: 

1. Single-Opt-in-Verfahren – Hier muss ein Kunde nur einmal seine Zustimmung erteilen, bevor er Mitteilungen von Ihrem Unternehmen erhält. 
2. Double Opt-in-Verfahren – In einem zweiten Schritt muss der Kunde sein Abonnement per E-Mail bestätigen, indem er auf einen Bestätigungslink klickt. 

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für ein Opt-in-Verfahren: 

Ein Opt-in ist beispielsweise eine Website, auf der Besucher ihre E-Mail-Adressen angeben müssen, um einen Newsletter oder Werbeangebote zu erhalten. Auf der Website befindet sich ein Formular, in das der Besucher seine E-Mail-Adresse eintragen muss. Außerdem gibt es ein Kontrollkästchen oder eine Schaltfläche, auf das bzw. die der Besucher klicken muss, um die Zustimmung zu bestätigen. Hier ein Beispiel mit dem Anmeldeformular zum DataGuard Newsletter:

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Übrigens: Anmelden lohnt sich ;) Mit dem DataGuard Newsletter bleiben Sie auf dem Laufenden in Sachen Compliance. 

Der Besucher wird der Verteilerliste nur hinzugefügt, wenn er das Kontrollkästchen aktiviert und auf die Schaltfläche „Senden“ klickt. 

Was ist ein Opt-out-Verfahren? 

Bei einem Opt-out-Verfahren wird der Kunde automatisch für ein Programm oder einen Service angemeldet. Er hat aber die Möglichkeit, das Programm oder den Service abzubestellen. Dadurch haben Kunden mehr Kontrolle über ihre Daten- und Datenschutzeinstellungen. Außerdem wird sichergestellt, dass die Daten nicht ohne Zustimmung nachverfolgt oder verwendet werden, was wiederum die Kundenbeziehungen stärkt.  

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für ein Opt-out-Verfahren 

Nehmen wir an, ein Unternehmen fügt automatisch neue Kunden zu seiner Mailingliste für Werbeangebote und Rabatte hinzu. Das Unternehmen sendet dann E-Mails mit Informationen zur Mailingliste an den Kunden und gibt ihm die Möglichkeit, die Zustellung von E-Mails zu widerrufen. Hier ein Beispiel: 

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Willkommen bei unserem Unternehmen.  

Wir freuen uns sehr, Sie als Kunden begrüßen zu dürfen und möchten Sie über unsere neuesten Produkte und Aktionen auf dem Laufenden halten.  

Bitte beachten Sie, dass Sie sich jederzeit von dieser Liste abmelden können, indem Sie auf „Abmelden“ klicken. Sie finden diese Option in der Fußzeile.  

Abmelden 

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Der größte Unterschied zwischen Opt-in- und Opt-out-Verfahren besteht darin, dass Kunden bei einer Opt-in-Option aktiv handeln müssen, um ihre Zustimmung zu erteilen. Bei einem Opt-out-Verfahren müssen Kunden aktiv handeln, wenn sie ihre Zustimmung widerrufen möchten. 

Warum sind Opt-in- und Opt-out-Optionen wichtig? 

Neben der Einhaltung von Gesetzen zur Erklärung des Einverständnisses und zur Angabe von Präferenzen gibt es einige Gründe, warum Unternehmen Opt-in- und Opt-out-Verfahren implementieren sollten:  

Einhalten von Datenschutzgesetzen 

Ein wichtiger Hinweis: die Gesetze und Vorschriften zur Einholung des Einverständnisses sind in den einzelnen Ländern möglicherweise unterschiedlich. Diese Gesetze und Vorschriften müssen eingehalten werden. Zwei der bekanntesten Gesetze – die DSGVO und das CCPA – schreiben vor, dass die Zustimmung „freiwillig, zu einem bestimmten Zweck und auf der Basis von Informationen erfolgen muss. Außerdem muss die Erteilung einer Zustimmung offensichtlich sein“. 

Diese Gesetze legen die folgenden Kriterien fest, welche die Zustimmungsverfahren erfüllen müssen: 

• Active-Opt-in-Verfahren – Vorab aktivierte Opt-in-Felder sind nicht zulässig. Verwenden Sie Methoden, die eine Benutzeraktion erfordern, wie z. B. deaktivierte Opt-in-Felder.  
• Granularität – Geben Sie detaillierte Informationen zu den von Ihnen erfassten Daten an und fügen Sie Optionen ein, damit Kunden ihre Zustimmung zu den verschiedenen Verarbeitungsarten separat erteilen können. 
• Explizite Nennung – Geben Sie eine Beschreibung Ihres Unternehmens und aller Drittparteien an, welche die Einverständniserklärung nutzen. 
• Dokumentation – Protokollieren Sie die Zustimmung des Kunden, einschließlich detaillierter Angaben zu dem, was gesagt wurde, wann es gesagt wurde und wie es gesagt wurde. 
• Einfaches Widerrufsverfahren – Informieren Sie Kunden über ihr Recht, ihr Einverständnis zu widerrufen, und stellen Sie eine einfache Methode dafür bereit. 

Stärken der Kundenbindung durch gezielte Kommunikation 

Mit dem Opt-in-Verfahren stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen nur Kunden kontaktiert, die ihr Einverständnis gegeben haben. Das Verfahren ermöglicht die kontinuierliche Zustellung von Mitteilungen zu Angeboten, Werbeaktionen und Informationsmaterial. Bei Kunden, die ihr Einverständnis über eine Opt-in-Option gegeben haben, ist das Interesse an den angebotenen Produkten oder Services wahrscheinlich höher. Mit Opt-in-Verfahren können Sie die Relevanz und Effektivität Ihrer Unternehmenskommunikation verbessern. 

Mit der Opt-out-Option stellen Sie sicher, dass Ihre Abonnenten bzw. Kunden keine unerwünschten Mitteilungen erhalten und Ihr Unternehmen nicht gegen den Datenschutz verstößt. Damit verringern Sie die Anzahl von Beschwerden und Abmeldungen. Auf der anderen Seite hilft es Ihnen dabei, eine bessere Beziehung zu Ihren Kunden aufzubauen, bei der der Datenschutz an erster Stelle steht. 

Aufbau einer vertrauenswürdigen Marke 

Indem Sie klare und benutzerfreundliche Opt-in- und Opt-out-Optionen anbieten, können Sie Ihr Engagement für den Datenschutz und die Stärkung des Kundenvertrauens unter Beweis stellen. Darüber sind Opt-in- und Opt-out-Verfahren ein Hinweis darauf, dass Sie die Datenschutzbestimmungen einhalten. Damit machen Sie deutlich, dass Ihr Unternehmen großen Wert auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften legt. 

Durch Opt-outs finden Sie beispielsweise auch heraus, wann sich Kunden von einer Mailingliste abmelden. So können Sie schneller identifizieren, welche Maßnahme optimiert werden muss und stärken so die Kundenzufriedenheit.

Wann und warum nutzen Kunden die Opt-out-Option? 

Wenn Kunden die Opt-out-Option nutzen, kann dies ein Hinweis darauf sein, dass sie mit dem Markenerlebnis nicht zufrieden sind. Dafür kann es mehrere Gründe geben: 

• Hohe Kommunikationsfrequenz

  Dies ist der Fall, wenn ein Unternehmen  zu viele E-Mails, Textnachrichten oder andere Mitteilungen sendet. Die Menge an Nachrichten überfordert den Kunden irgendwann. Daher widerrufen sie möglicherweise den Erhalt von zukünftigen Mitteilungen per Opt-out-Verfahren.  

• Mitteilungen ohne Relevanz

  Ein Unternehmen sollte Mitteilungen zu Produkten oder Dienstleistungen nur an Kunden senden, die Interesse bekundet haben. Wenn Kunden Mitteilungen zu Produkten und Services erhalten, an denen sie kein Interesse haben, haben sie möglicherweise das Gefühl, dass das Unternehmen ihre Präferenzen ignoriert, und widerrufen das Abonnement.  

• Inkonsistente Markenerfahrung in den jeweiligen Kanälen

  Kunden beenden das Abonnement, wenn die Botschaften, der Ton oder das Branding in den einzelnen Kanälen inkonsistent sind. Dadurch ist es unter Umständen für sie schwierig, die Marke zu erkennen und zu verstehen, wofür sie steht.  

• Kommunikation auf weniger bevorzugten Kanälen

  Kunden haben unterschiedliche Präferenzen, was den Erhalt von Mitteilungen angeht, wie z. B per E-Mail, Textnachricht, Telefonanruf usw. Wenn die Kommunikation über einen nicht bevorzugten Kanal erfolgt, kann dies zu Frustration und Unzufriedenheit führen. 

Es gibt viele Gründe, warum Kunden Markenmitteilungen per Opt-out-Verfahren ablehnen, aber es gibt auch Lösungen, um dies zu vermeiden. 

Wie können Sie Opt-ins erhöhen und Opt-outs minimieren? 

Damit Sie mehr Opt-ins und weniger Opt-outs erhalten, können Sie mit der Lösung von DataGuard für das Einwilligungs- und Präferenzmanagement folgende Strategien umsetzen:  

• Integration der Marketingpräferenzen in die Customer Journey 

  Indem Sie während der gesamten Customer Journey nach dem Einverständnis und den Präferenzen für das Marketing fragen, geben Sie Ihren Kunden die Möglichkeit anzugeben, welche Mitteilungen sie wann und wie oft erhalten möchten. Auf diese Weise werden keine irrelevanten Werbemitteilungen oder Angebote an Kunden gesendet. 

• Ihren Kunden die Möglichkeit geben, ihre Präferenzen jederzeit mitzuteilen, zu verwalten und zu bearbeiten 

  Ihr Unternehmen ist nur dann kundenorientiert, wenn Sie das Zustimmungs- und Präferenzmanagement in den Mittelpunkt stellen. Eine der besten Methoden besteht darin, Ihren Kunden die Möglichkeit zu bieten, ihre Präferenzen bei der Anmeldung anzugeben, die sie dann jederzeit verwalten und bearbeiten können. Auf diese Weise geben Sie ihnen Auswahlmöglichkeiten. Ihre Kunden erhalten vollständige Kontrolle darüber, welche Mitteilungen sie erhalten.   

• Bereitstellen progressiver Capture Points 

  Ein Ansatz zur Erfassung von First-Party-Daten sind Progressive Capture Points oder progressives Profiling. Hier werden Kunden gebeten, während der gesamten Customer Journey kleine Datenmengen zur Verfügung zu stellen. Die Bereitstellung von progressiven Capture Points kann dabei helfen, die wichtigsten Einwilligungen zu erfassen, die für das Unternehmen wertvoll sind. Damit vermeiden Sie negatives Verhalten oder Verärgerung auf Seiten der Kunden. 

Mit unserer Plattform für Consent und Preference Management können Sie Kundenbeziehungen stärken und Conversion Rates erhöhen. Sie können auch Ihre Opt-in-Raten und Anmeldungen erhöhen, indem Sie Ihren Kunden Auswahlmöglichkeiten und die Kontrolle darüber geben, welche Mitteilungen sie wie und wann erhalten.  

Single-Opt-in-Verfahren stellen nur einen Bereich dar, den Sie mit unserer Hilfe optimieren können. Mit DataGuard können Sie auch Double-Opt-in-Verfahren einrichten. Sehen wir uns nun die Vorteile an.  

Was ist ein Double-Opt-in-Verfahren? 

Eine Double-Opt-in-Option wird verwendet, um neue Kontakte zu Ihrem E-Mail-Verteiler hinzuzufügen. Das Verfahren umfasst einen zweistufigen Prozess, bei dem potenzielle Kunden ihre E-Mail-Adresse in einem Anmeldeformular angeben und anschließend das Abonnement über eine vom Unternehmen generierte E-Mail bestätigen. 

Erst wenn Kunden ihr Abonnement bestätigt haben, wird ihre E-Mail-Adresse in die Verteilerliste des Unternehmens aufgenommen. 

Beispiel für ein Double-Opt-in-Verfahren 

Angenommen, ein Kunde füllt ein Formular auf Ihrer Website aus, um einen Newsletter zu abonnieren. Nach dem Absenden des Formulars erhält der Kunde eine E-Mail mit einem Link zur Bestätigung des Abos. Sie müssen auf den Link in der E-Mail klicken, um den Double-Opt-in-Prozess abzuschließen und ihre Zustimmung zum Erhalt des Newsletters zu bestätigen. 

Als Beispiel nehmen wir wieder den DataGuard Newsletter. Nachdem Sie das Formular weiter oben ausgefüllt haben, sollten Sie wenig später folgende E-Mail bekommen: 

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In dieser E-Mail bestätigen Sie dann durch den "Klick" auf den Button, dass die die monatlichen Updates zu Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance von DataGuard erhalten wollen.

3 Gründe für das Double-Opt-in-Verfahren 

Es gibt mehrere Gründe, warum sich ein Unternehmen für die Verwendung des Double-Opt-in-Verfahrens für das E-Mail-Marketing entscheiden sollte: 

1. Verbessern der Zustellbarkeit Ihrer E-Mails  

   Double-Opt-in-Verfahren stellen sicher, dass nur Kunden, die wirkliches Interesse haben, Mitteilungen von einem Unternehmen zu erhalten, in die Verteilerliste aufgenommen werden. Dadurch verbessert sich die Zustellbarkeit von E-Mails, da weniger E-Mails als Spam oder unerwünschte Nachrichten markiert werden.  

2. Erweitern der Datenbank mit qualifizierten Kontakten 

   Double-Opt-in-Verfahren stellen sicher, dass nur aktive E-Mail-Adressen zum Verteiler hinzugefügt werden. Neue Abonnenten müssen ihr Abo bestätigen, indem sie auf eine E-Mail antworten, um in die Kontaktliste aufgenommen zu werden. Außerdem können Probleme im Zusammenhang mit der Eingabe von ungültigen oder falschen E-Mail-Adressen in das Anmeldeformular vermieden werden.  

3. Aufbau starker Beziehungen 

   Mit der Single-Opt-in-Option hören neue Abonnenten erst wieder von Ihnen, wenn sie die erste Kampagne öffnen, die Sie ihnen senden. Mit dem Double-Opt-in-Verfahren können Sie Ihre erste Transaktions-E-Mail in eine Willkommens-E-Mail umwandeln, um neue Abonnenten mit Ihrem Unternehmen vertraut zu machen. 

Einrichten eines Double-Opt-in-Verfahrens 

Die Einrichtung eines Double-Opt-in-Verfahrens ist kinderleicht auf unserer Plattform für das Einwilligungs- und Präferenzmanagement. Sie brauchen lediglich die zwei folgenden Schritte auszuführen:  

Schritt 1: Kopieren Sie das auf der Plattform bereitgestellte Code-Snippet und fügen Sie es in Ihre Website oder Landing-Page ein.  

Schritt 2: Passen Sie den Code an Ihre Marke und Ihr Design an, z. B. durch Modifizieren von Farben, Schriftarten und Bildern. 

Sie brauchen Unterstützung beim Einrichten eines Double-Opt-in-Verfahrens? Kein Probelm! Unsere Experten unterstützen Sie gerne. Sprechen Sie uns einfach an.

Zweifellos ist das Zustimmungs- und Präferenzmanagement ein wichtiger Aspekt des Datenschutzes und der Datensicherheit. Opt-in- und Opt-out-Optionen sind wichtige Instrumente, um das Einverständnis einzuholen – klar und transparent.  

Unternehmen können Plattformen für das Zustimmungs- und Präferenzmanagement nutzen, die ihnen dabei helfen, den Compliance-Richtlinien zu entsprechen. Gleichzeitig haben Kunden die Möglichkeit, zu entscheiden, worüber sie informiert werden möchten.