Besonders in der Urlaubszeit wird das Thema immer wieder aktuell: Die Weiterleitung von E-Mails an Kollegen oder an private E-Mail-Accounts während der Abwesenheit. Das ist aus
Datenschutzgründen durchaus bedenklich, insbesondere wenn bestimmte
Voraussetzungen gegeben sind.
Private Nutzung von geschäftlichen E-Mail-Accounts
Viele Unternehmen erlauben, dass
auf dem geschäftlichen E-Mail-Konto auch private Nachrichten empfangen werden
dürfen. Das ist grundsätzlich problematisch, denn dann ist das Recht des
Arbeitgebers stark eingeschränkt, auf die Mails des Mitarbeiters zuzugreifen.
Das kann aber durchaus erforderlich sein, zum Beispiel bei längerer Krankheit.
Dann ist ein Zugriff auf das geschäftliche E-Mail-Konto nur mit Einwilligung
des Mitarbeiters oder unter Einbeziehung des Betriebsrats möglich. Um diese
Probleme zu umgehen und Privates von Geschäftlichen klar zu trennen, empfiehlt
es sich, die private Nutzung des geschäftlichen Accounts zu verbieten.
Weiterleitung von geschäftlichen E-Mails auf den privaten Mail-Account
Viele Mitarbeiter lassen sich
bei Abwesenheit die geschäftlichen Mails auf den privaten Account weiterleiten,
um auch im Urlaub oder auf Geschäftsreise auf dem Laufenden zu bleiben. Dieses
Vorgehen ist datenschutzrechtlich jedoch nicht zulässig. Eine automatische
Weiterleitung auf ein Privatkonto ist in der Regel eine Datenübermittlung an
Dritte, da der Mail-Anbieter des Privatkontos nicht derselbe ist wie der
Anbieter des Geschäftskontos. Teilweise kann es sich dabei sogar um eine
Datenübermittlung in Drittstaaten handeln, zum Beispiel bei Gmail-Konten. Das
ist jedoch ohne Rechtsgrundlage und Information des Betroffenen nicht zulässig.
Daher sollten Unternehmen per Arbeitsrichtlinie eine solche Weiterleitung
ausschließen.
Weiterleitung bei persönlich zugeordneten Mailadressen
Bei vielen geschäftlichen Mailadressen ist der Empfänger aus der Mailadresse zu erkennen, zum Beispiel max.mustermann@musterfirma.de
Auch bei solchen Mailadresse ist
eine automatische Weiterleitung kritisch. Denn auch wenn es sich um eine
geschäftliche Mailadresse handelt, kann der Absender davon ausgehen, dass genau
der adressierte Empfänger diese Mail auch erhält, und nicht ein anderer
Ansprechpartner in dem Unternehmen. Dadurch kann der Inhalt der Mail nur für
den gewählten Empfänger abgefasst sein und soll auch keinem anderen zur
Kenntnis kommen, zum Beispiel bei einer Beschwerde. Eine automatische
Weiterleitung widerspricht diesem Wunsch.
Praxistipp: Bei solchen
Mailadressen sollte keine Weiterleitung eingerichtet werden, sondern ein
Abwesenheitsnotiz mit der Mailadresse des Vertreters. Dann kann der Absender
entscheiden, ob er die Mail an den Vertreter schicken will oder nicht.
Weiterleitung bei allgemeinen Mailadressen
Bei allgemeinen Mailadressen ist
die Weiterleitung unkritisch. Solche Adressen sind anonymisiert und nicht einer
bestimmten Person zugeordnet, sondern einer Abteilung oder Funktion, zum Beispiel
vertrieb@musterfirma.de
Bei einer solchen Mailadresse
ist die Weiterleitung auf ein anderes Geschäftskonto bei Abwesenheit
unkritisch. Dem Absender muss bewusst sein, dass die Mail von mehreren Personen
gelesen werden kann, daher ist auch eine Weiterleitung möglich.
