Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?

Das Wichtigste in Kürze

  • Die Preise für Datenschutzbeauftragte hängen u. a. von der Größe des Unternehmens und dessen Umfang der personenbezogenen Datenverarbeitung ab.
  • Für Unternehmen empfehlen sich Pakete zu Festpreisen, da sie besonders transparent und kalkulierbar sind.
  • Vorsicht bei vermeintlichen Schnäppchen: Überprüfen Sie, ob alle erforderlichen Leistungen im Preis enthalten sind.
  • Unternehmen können optional einen eigenen Mitarbeiter als Datenschutzbeauftragten ernennen – meist ist das teurer.
  • Ein externer Datenschutzbeauftragter ist meist wesentlich günstiger und effizienter als die interne Variante.

In diesem Beitrag

Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern sind gesetzlich verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Obwohl die Ernennung eines eigenen Mitarbeiters zulässig ist, ist ein externer Anbieter in den meisten Fällen günstiger und zudem sicherer. Im Folgenden erfahren Sie, mit welchen Kosten Sie bei einem Datenschutzbeauftragten rechnen können und was Sie sonst noch beachten sollten.

Wonach richten sich die Preise eines externen Datenschutzbeauftragten? 

Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten hängen von Faktoren wie der Größe des Unternehmens und dem Umfang der Datenverarbeitung ab. Eine Marketing-Firma, zu deren Kerngeschäft die Umsetzung personenbezogener Daten gehört, hat beispielsweise höhere Datenschutzanforderungen als ein Handwerksbetrieb. Daraus ergibt sich der Umfang der Beratung und des Risikos, der wiederum den Preis bestimmt.

Welche Preise sind für KMU bei externen Datenschutzbeauftragten üblich? 

Üblich sind sowohl die Abrechnung einzelner Leistungen nach Stundensatz als auch Pauschalpreise für Grundleistungen. Letztere sind für den Kunden besonders transparent und kalkulierbar. Sie umfassen eine einmalige Gebühr für die Erstberatung (Audit) sowie die individuelle Betreuung durch ein festes Datenschutzteam zum monatlichen Festpreis. Hier ein Überblick zu den voraussichtlichen Kosten, basierend auf DataGuards Angebot:

  • Kleine Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitern, die ihren Datenschutzbeauftragten bis auf einige Ausnahmen freiwillig ernennen, können mit einem Pauschalpreis von 150 € im Monat zzgl. 1.000 € für das Datenschutzaudit rechnen.
  • Bei Betrieben mit mehr als 20 Mitarbeitern, deren Kerngeschäft nicht die Verarbeitung personenbezogener Daten ist, z. B. Handwerksbetriebe, liegt der monatliche Pauschalpreis bei 250 € plus einmalig 1.600 € für die Auditierung.
  • Firmen wie Marketing-, E-Commerce- oder Software-Unternehmen, für die die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Hauptgeschäft gehört, können mit monatlichen Kosten zwischen 350 und 500 € rechnen. Die einmalige Beratungspauschale liegt je nach Unternehmensgröße zwischen 2.200 und 3.000 €.

Auswahl des Datenschutzanbieters: Worauf ist noch zu achten?

Einige kleinere Unternehmen und Solo-Anbieter werben mit vermeintlich günstigeren Angeboten. In der Regel handelt es sich dabei aber um Preise für einzelne Leistungen, die nicht den kompletten Bedarf des Unternehmens abdecken. On top kommen meistens noch Extras, die nach Stundensatz abgerechnet werden. Der Nachteil: Die voraussichtlichen Kosten lassen sich nicht genau abschätzen.

Daher lohnt sich ein Blick auf den Leistungsumfang. Professionelle Datenschutzfirmen arbeiten in der Regel mit transparenten Festpreisen. Darin sind die Leistungen zur Erfüllung der DSGVO-Konformität bereits enthalten: das Datenschutz-Audit, die Dokumentation der Prozesse zur Datenverarbeitung, die Schulung der entsprechenden Mitarbeiter sowie die Erstellung der Datenschutzerklärung und der AVVs.

Ist ein interner Datenschutzbeauftragter günstiger?

Ein weit verbreiteter Irrtum ist, dass man Kosten spart, wenn man statt eines externen Datenschutzbeauftragten einen internen Mitarbeiter ernennt. Tatsächlich ist die Mitarbeiter-Variante meist wesentlich kostenintensiver und aufwendiger als die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister. Das hat folgende Gründe:

  1. Aufwand: Datenschutz kostet Zeit. Unter 20 % Personenäquivalent (mehr als 700 EUR) ist eine juristische Aufgabe nicht zu erfüllen. Allein das sorgfältige Führen von Verarbeitungsverzeichnissen kann eine einzelne Person gut auslasten. Ohne die nötigen Kapazitäten und die Unterstützung durch die IT- und die Rechtsabteilung wird der interne Datenschutzbeauftragte schnell an seine Grenzen stoßen.
  2. Aus- und Fortbildungskosten: Um die gesetzlichen Anforderungen im Datenschutz zu erfüllen, benötigt der interne Datenschutzbeauftragte das entsprechende Wissen. Das Absolvieren eines Datenschutzkurses reicht dafür bei Weitem nicht aus. Der Mitarbeiter muss die nötige Praxiserfahrung vorweisen und sich regelmäßig fortbilden, was weitere Kosten nach sich zieht. Seriöse Anbieter investieren im Jahr mehr als 14 Tage Fortbildung pro Mitarbeiter.
  3. Haftung: Bei einem internen Datenschutzbeauftragten bleibt die gesamte Haftung beim Unternehmen. Wenn der Verantwortliche eine nicht qualifizierte Person zum Datenschutzbeauftragten ernennt und dadurch Schäden entstehen, kann er unter Umständen sogar persönlich dafür haftbar gemacht werden.

Eine spezialisierte Datenschutzfirma wartet mit vielseitiger Praxiserfahrung und einem breit aufgestellten Team aus Volljuristen, Datenschutz-Beratern, Projektmanagern und IT-Spezialisten auf. Wöchentliche Fortbildungsmaßnahmen gewährleisten aktuelles Know-how. Mit dieser Unterstützung können Unternehmen die DSGVO-Vorgaben zu niedrigeren Kosten und mit weniger Aufwand erfüllen als mit der Mitarbeiter-Variante.

Wie lässt sich beim Datenschutzbeauftragten noch Geld sparen?

Viele Unternehmer stellen sich die Frage, wie sich die Fixkosten für einen externen Datenschutzbeauftragten senken lassen. Doch die Frage ist falsch gestellt. Sie sollte eher lauten: Wie kann ein Unternehmen mit seinem Datenschutzbeauftragten Geld sparen. Hier liegt die Antwort auf der Hand – bereits ein einziges gespartes Bußgeld durch einen guten Datenschutzbeauftragten macht die monatlichen Fixkosten zu einer guten Investition. Zu bedenken ist auch ein erfolgreiches Lieferantenaudit, bei dem das Unternehmen schließlich mehr Aufträge erhält als zuvor.

Fazit 

Einen eigenen Mitarbeiter zum Datenschutzbeauftragten auszubilden ist kostenintensiver und zeitaufwendiger, als man zunächst denkt. Deshalb sind Unternehmen mit einem externen Anbieter, der alle notwendigen Leistungen zum monatlichen Festpreis anbietet und das Unternehmen auch haftungstechnisch auffängt, besser beraten. So kann das Unternehmen mit transparenten Kosten rechnen und ist datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite.

Über den Autor

Dr. Teßmar von Bonin

Dr. Teßmar von Bonin, Senior Sales Manager bei DataGuard, kam mit dem Thema Datenschutz das erste Mal als Ländermanager in einem amerikanischen Softwarehaus in Berührung. Damals stellte die amerikanische Muttergesellschaft immer höhere Anforderungen an das Reporting. Nur musste die Datenerfassung auch mit dem europäischen Datenschutz in Einklang gebracht werden. Eine Herausforderung, für die sich der Diplom-Kaufmann noch heute begeistert: „Mich interessiert besonders zu erleben, ob und wie sich auch die großen Player den europäischen Datenschutzprinzipien unterstellen müssen.“ Trotz der unglaublichen technischen Möglichkeiten steht für ihn der Schutz der Persönlichkeitsrechte des Einzelnen an erster Stelle. Eine Aufgabe, der Teßmar sich bei der Betreuung seiner Kunden verschrieben hat. Wenn er mal frei hat, geht‘s raus zum Wandern oder auf Reisen.

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