Datenschutz im Homeoffice: Was gibt es zu beachten?

Das Homeoffice ist in den Medien wie im Alltag von Millionen von Arbeitnehmern Thema der Stunde, doch suchen wird man den Begriff in offiziellen Richtlinien zum Datenschutz meist vergeblich: Hier ist immer noch in leicht angestaubter Sprache vom „Telearbeitsplatz“ die Rede. Nachdem im März 2020 angesichts der Corona-Pandemie tausende kleiner, mittelständischer und großer Unternehmen ihre Angestellten praktisch ohne jede Vorbereitungszeit ins Homeoffice ziehen lassen mussten, stellt sich die Frage nach dem Datenschutz für sie nun umso dringlicher. Die wichtigsten Handlungsempfehlungen haben wir hier übersichtlich zusammengestellt.

Verantwortung übernehmen

Wichtig zu wissen: Die Verantwortung für den Datenschutz liegt beim Unternehmen selbst, bei Einzelunternehmern mitunter auch bei einer Person. Sie können diese Verantwortung nicht delegieren, indem Sie Mitarbeitern das Homeoffice ermöglichen. Kommt es in der Folge zu einer Datenpanne, haben Sie die Konsequenzen zu tragen. Machen Sie sich daher klar, welche Daten im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als besonders sensibel gelten: Sozialdaten, Gesundheitsdaten, biometrische Daten, Daten zur Glaubensrichtung und zur ethnischen Herkunft. Je sensibler die Daten, desto höher der Schutz: Treffen Sie hier auch im Homeoffice Vorkehrungen für höchste Vertraulichkeit.

Vereinbarungen treffen

Idealerweise sollten Arbeitgeber bereits eine schriftliche Vereinbarung über die Ausgestaltung der Arbeit im Homeoffice mit ihren Mitarbeitern getroffen haben, bevor diese ihren ersten Arbeitstag außerhalb des Büros verbringen. Der zweitbeste Zeitpunkt ist jetzt, denn auch hier gilt: besser spät als nie. Eine solche, von beiden Parteien unterzeichnete Vereinbarung sollte keine Standardlösung aus dem Internet sein, sondern individuell auf die Situation des Unternehmens zugeschnitten sein und die Mitarbeiter über Ihre Pflichten informieren. In jedem Fall enthalten sollte eine Verschwiegenheitserklärung, die auch weitere Haushaltsmitglieder umfasst, wenn der Arbeitsplatz nicht klar vom Rest der Wohnung abgetrennt ist.

Berufliches und Privates trennen

Je nach Gegebenheiten ist die beste Lösung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice ein eigenes, abschließbares Arbeitszimmer. Wo diese Möglichkeit nicht besteht, sollte doch mindestens der Bildschirm gegen Blicke geschützt sein. Blickschutzfilter oder Folien sind hier eine Option. Soft- und Hardware wie Laptop und gängige Office-Programme sollten vollständig vom Arbeitgeber gestellt werden: So wird der dienstliche Rechner nur für dienstliche Angelegenheiten genutzt, der private ausschließlich in der Freizeit. Auch vertrauliche Telefonate dürfen selbstverständlich nicht in Gegenwart Dritter geführt werden.

Daten verschlüsseln und Passwörter einrichten

Das Thema Verschlüsselung im Homeoffice beginnt bei der Internetverbindung: Eine offene WLAN-Verbindung ist komfortabler, ein LAN-Netzwerk jedoch wesentlich sicherer. Wem das Einstöpseln des Kabels lästig ist, der kann sich mit dem Gedanken trösten, dass der LAN-Anschluss auch eine schnellere Verbindung gewährleisten sollte. Für die firmeninterne Kommunikation bieten sich inzwischen diverse verschlüsselte Messenger-Lösungen an. Verschlüsselt werden sollte aber auch die Festplatte des Arbeitsrechners selbst, der zudem nach maximal zehn Minuten Inaktivität mit einer automatischen Bildschirmsperre versehen wird. Zusätzliche Sicherheit bei der Anmeldung bietet die Zwei-Faktor-Authentifizierung, bei der etwa das Smartphone als zweites, unabhängiges Gerät genutzt wird. Herumliegende USB-Sticks sind nicht nur im Homeoffice ein großes Risiko aus Datenschutzsicht: Wo sie sich nicht vermeiden lassen, ist die Verschlüsselung ebenfalls eine Option. Schließlich kann es sich auch lohnen, USB-Ports gleich komplett oder für externe Speicher zu sperren.

Datenmüll vermeiden

Was für die Umwelt gilt, ist auch im Datenschutz richtig: Müll vermeiden ist besser als Müll zu trennen. Datenmüll sind etwa unnötige Dateien und Kopien auf anderen Datenträgern: Personenbezogene Daten sollten so wenig wie irgend möglich verarbeitet werden, dazu verpflichtet die DSGVO. Müll im direkten Sinne entsteht aber auch durch überflüssige Ausdrucke auf Papier. Keinesfalls gehören diese in die heimische Altpapiertonne! Wo Papier anfällt, sollte es in einem abschließbaren Schrank verwahrt und dann bei nächster Gelegenheit im Büro dem Schredder zugeführt werden.

Clean Desk

An einem aufgeräumten Schreibtisch arbeitet es sich auch aufgeräumt. Was im Büro gilt, ist auch im Homeoffice sinnvoll: Mitarbeiter sollten im Sinne des Clean-Desk-Gedanken zum Feierabend Ihren Schreibtisch so aufräumen, dass sie am nächsten Morgen mit der Arbeit beginnen können, ohne zunächst den Laptop unter Papierbergen freiräumen zu müssen. Was sich ganz von alleine verbietet ist, Ausdrucke mit sensiblen Daten offen herumliegen zu lassen: Diese gehören auch bei kurzer Abwesenheit in einen abschließbaren Schrank.

Den richtigen Maßstab anlegen

Im Zuge der weltweiten Krise angesichts des Ausbruchs von COVID-19 haben sich auch im Datenschutz Maßstäbe verschoben. Regierungen, Aufsichtsbehörden, Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind zur Improvisation gezwungen und was gestern noch undenkbar schien, ist heute teils schon Realität. Wenn sich in der Krise aber auch Parameter verschoben haben, ist das keinesfalls als Freibrief zu verstehen, den Datenschutz beiseitezuschieben. Vielmehr geht es darum, zu gewichten und neue Maßstäbe anzulegen: In Zeiten von Corona kann die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber seiner Belegschaft möglicherweise schwerer wiegen als der Datenschutz, wenn es um die Frage geht, ob ein Arbeitnehmer in seiner Freizeit Risikogebiete besucht hat. Grundregel auch in Krisenzeiten: Alle Maßnahmen, die in andere Rechte eingreifen, müssen erforderlich sein, und es ist stets das mildeste Mittel zu wählen.

Kontrolle behalten

Die Arbeit im Homeoffice setzt einen gewissen Vertrauensvorschuss des Arbeitgebers voraus, und die Erfahrung zeigt, dass dieses Vertrauen in den seltensten Fällen enttäuscht wird. Kleinliche Kontrollanrufe sind wenig sinnvoll und wirken eher demotivierend. Dennoch hat der Arbeitgeber weiterhin eine Verantwortung nicht zuletzt für den Datenschutz im Homeoffice und sollte sich daher gewisse Kontrollmöglichkeiten wahren. Dem steht entgegen, dass die Unverletzbarkeit der Wohnung vom Grundgesetz ganz besonders geschützt wird. Unangemeldete Besuche im Homeoffice scheiden daher von vornherein aus. Wie dennoch eine Kontrolle möglich sein kann, sollte in der Homeoffice-Vereinbarung geregelt werden.

Vorfälle kommunizieren

Wenn trotz aller Vorkehrungen zum Datenschutz im Homeoffice Datenpannen auftreten, ist eine offene und ehrliche Kommunikation das oberste Gebot. Der Arbeitnehmer sollte wissen, auf welchem Weg er seinen Arbeitgeber über relevante Vorfälle informieren kann. Nicht jede Datenpanne ist dann auch für den Arbeitgeber meldepflichtig: Ob dem so ist, kann ein externer Datenschutzbeauftragter klären helfen.

Weitere Informationen zum Thema Datenschutz & Corona

Wir haben für Sie einige Informationen dazu zusammengefasst, was Sie im Home-Office und in Bezug auf Kommunikationstools wie Zoom, Microsoft Teams & Co. beachten sollten. Hier geht es zu unseren Webinaren, Artikeln und Dokumenten mit praxisnahen Tipps und Tricks dazu, wie Sie auch in Krisenzeiten datenschutzkonform bleiben.

Über den Autor

Andreas Riehn

Als Senior Consultant für Datenschutz betreut Andreas Riehn bei DataGuard Kunden von Medien- und Marketingunternehmen bis zum Autohandel. Schon in der Anfangsphase der Digitalisierung entdeckte der Volljurist das Potenzial der Informationstechnologie für sich. Nach seinem Jurastudium gründete und programmierte er 1997 das erste rein webbasierte Repetitorium für angehende Juristen: „Ohne zu wissen, was ein Mainboard ist. Von Computertechnik hatte ich einfach keine Ahnung, hat trotzdem funktioniert.“ Es folgten eine mehrjährige Tätigkeit als Manager für Marketingkommunikation sowie als Rechtsanwalt für die Bereiche IT und Datenschutz. Wenn er sich nicht mit Datenschutz, Big Data oder Machine Learning befasst, ist Andreas passionierter Autor und hat bereits einen Mystery-Thriller verfasst.

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