Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist kein einmaliges Projekt, sondern eine ständige Verpflichtung.
Gemäß Artikel 30 DSGVO ist jedes Unternehmen verpflichtet, Ihre Verarbeitungstätigkeiten schriftlich zu dokumentieren.
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (kurz: "VVT") verschafft Unternehmen schnell einen Überblick über ihre Geschäftsprozesse und hilft dabei, alle Bereiche zu identifizieren, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dadurch kann Ihr Unternehmen effizienter arbeiten und einen größeren Nutzen aus Ihren Daten ziehen, was letztlich Vertrauen bei Ihren Kunden schafft.
Die Erstellung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten mag auf den ersten Blick wie eine mühsame Aufgabe erscheinen. Das Verzeichnis bietet jedoch viele Vorteile, die über die reine Erfüllung der Anforderungen der DGSVO hinausgehen.
Achten Sie bei der Erstellung und Pflege Ihres VVT auf die folgenden Best Practices:
Regelmäßige Health-Checks: Prüfen Sie regelmäßig, welche Daten von Ihnen verarbeitet werden. Ihr Unternehmen & Geschäftsprozesse verändern sich ständig - das Gleiche gilt auch für die Daten, die Sie verarbeiten.
Einbindung der Datenschutzexperten: Ihr - interner oder externer - Datenschutzbeauftragter sollte bereits zu Beginn eines neuen Projekts einbezogen werden. So stellen Sie die korrekte Datenverarbeitung sicher.
Aufbau eines Datenschutz-Awareness-Programms: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für den Datenschutz, damit bei neuen Projekten, der Beauftragung von Lieferanten oder Datentransfers, auf die datenschutzkonforme Datenverarbeitung geachtet werden kann.
Nutzung einer Datenschutz-Plattform zur einfachen Verwaltung: Der Einsatz einer Datenschutzmanagement-Software unterstützt Sie bei der Dokumentation Ihrer Datenverarbeitung, indem Sie festlegen, wie Ihre Daten behandelt, verwendet, gespeichert und weitergegeben werden. Dies spart wertvolle Zeit und garantiert eine langfristige Einhaltung der Anforderungen der DSGVO.
