Das müssen Sie beim Kontaktformular beachten

Kontaktformulare finden gerade im digitalen Raum andauernd Anwendung. Hierbei werden personenbezogene Daten verarbeitet, was von der DSGVO geregelt wird. Besondere Sorgfalt ist gefordert, wenn man Fehler und Bußgelder vermeiden möchte.

Auch bei der Gestaltung von Kontaktformularen ist Sorgfalt in Sachen Datenschutz geboten. Sie müssen datenschutzkonform eingesetzt werden, da in den Formularen personenbezogene Daten erhoben werden. Bei Abfragen sollte man vor allem an das Gebot der Datensparsamkeit denken. Nur Daten, die für die Beantwortung der Anfrage wirklich notwendig sind, dürfen abgefragt werden. Wird etwa im Pflichtfeld die Telefonnummer erhoben, muss das im Zweifelsfall gut begründbar sein. Wer unsicher ist, sollte sich hier lieber auf die E-Mail-Adresse und den Namen beschränken oder qualifizierten Rat bei externen Datenschutzbeauftragten einholen.

An die Zweckbindung denken

Personenbezogene Daten, die über Kontaktformulare erhoben werden, unterliegen der sogenannten Zweckbindung. Sie dürfen aus datenschutzrechtlicher Sicht nur solange verarbeitet werden, wie der angegebene Zweck besteht: für die Anfrage des Nutzers und für die erstmalige Kontaktaufnahme. Das bedeutet auch, dass die Daten wieder gelöscht werden müssen, sobald dieser Zweck erfüllt ist. Sie dürfen also nicht für andere Zwecke weiterverwendet werden, etwa im Bereich des Marketings.

Um die Daten überhaupt verarbeiten zu dürfen, benötigt der Webseitenbetreiber die die Einwilligung des Users.

Ob es beim Kontaktformular eine Verpflichtung zur Verschlüsselung gibt, ist rechtlich noch nicht abschließend geklärt, wird aber von den meisten Behörden verlangt. Da sich unverschlüsselte Daten leicht abgreifen lassen und verschlüsselte Verbindungen (HTTPS) ohnehin mittlerweile Standard sind, sollte man dies beim Kontaktformular grundsätzlich berücksichtigen. 

Das Kontaktformular benötigt eine Datenschutzerklärung

Um Transparenz zu bieten, muss das Kontaktformular einen Datenschutz-Hinweis enthalten. Dieser muss so platziert werden, dass er für den User leicht zugänglich und auffindbar ist. Zudem muss klar hervorgehen, dass sich die Erklärung auf das Kontaktformular bezieht.

Inhaltlich kann der Hinweis dem Muster der allgemeinen Datenschutzerklärung folgen. Er muss allerdings im Einzelfall auf das Kontaktformular abgestimmt sein und sich explizit auf die im Formular erhobenen Angaben beziehen. Auch die Zweckbindung der einzelnen Angaben im Kontaktformular muss hier erläutert werden.

Auf diese Erklärung zum Datenschutz sollte man beim Kontaktformular keinesfalls verzichten. Fehlt sie, kann man leicht Opfer einer Abmahnung durch Konkurrenten oder eine Aufsichtsbehörde werden.

Tags
  • DSGVO
  • Datenschutz
  • Webseite
  • Datenschutzerklärung
Über den Autor

DataGuard Redaktion

DataGuard

Hier schreibt für Sie die DataGuard Redaktion, bestehend aus einem Team von Journalisten und Datenschutz-Spezialisten. Alles dreht sich um den Datenschutz im Unternehmensumfeld. Sie finden uns ebenfalls bei Twitter und LinkedIn.

Unsere Empfehlung

Angebot erhalten
089 442 550 - 62649