E-Mail-Weiterleitung bei Abwesenheit

Leiten Sie auch Ihre Emails weiter, wenn Sie in den Urlaub fahren? Wissen Sie, was aus Sicht von Datenschutz und DSGVO zu beachten ist? Wer Fehler vermeiden möchte, sollte mehrere Punkte beachten.

Besonders in der Urlaubszeit wird das Thema immer wieder aktuell: Die Weiterleitung von E-Mails an Kollegen oder an private E-Mail-Accounts während der Abwesenheit. Das ist aus Datenschutzgründen durchaus bedenklich, insbesondere wenn bestimmte Voraussetzungen gegeben sind.

Private Nutzung von geschäftlichen E-Mail-Accounts

Viele Unternehmen erlauben, dass auf dem geschäftlichen E-Mail-Konto auch private Nachrichten empfangen werden dürfen. Das ist grundsätzlich problematisch, denn dann ist das Recht des Arbeitgebers stark eingeschränkt, auf die Mails des Mitarbeiters zuzugreifen. Das kann aber durchaus erforderlich sein, zum Beispiel bei längerer Krankheit. Dann ist ein Zugriff auf das geschäftliche E-Mail-Konto nur mit Einwilligung des Mitarbeiters oder unter Einbeziehung des Betriebsrats möglich. Um diese Probleme zu umgehen und Privates von Geschäftlichen klar zu trennen, empfiehlt es sich, die private Nutzung des geschäftlichen Accounts zu verbieten.

Weiterleitung von geschäftlichen E-Mails auf den privaten Mail-Account

Viele Mitarbeiter lassen sich bei Abwesenheit die geschäftlichen Mails auf den privaten Account weiterleiten, um auch im Urlaub oder auf Geschäftsreise auf dem Laufenden zu bleiben. Dieses Vorgehen ist datenschutzrechtlich jedoch nicht zulässig. Eine automatische Weiterleitung auf ein Privatkonto ist in der Regel eine Datenübermittlung an Dritte, da der Mail-Anbieter des Privatkontos nicht derselbe ist wie der Anbieter des Geschäftskontos. Teilweise kann es sich dabei sogar um eine Datenübermittlung in Drittstaaten handeln, zum Beispiel bei Gmail-Konten. Das ist jedoch ohne Rechtsgrundlage und Information des Betroffenen nicht zulässig. Daher sollten Unternehmen per Arbeitsrichtlinie eine solche Weiterleitung ausschließen.

Weiterleitung bei persönlich zugeordneten Mailadressen

Bei vielen geschäftlichen Mailadressen ist der Empfänger aus der Mailadresse zu erkennen, zum Beispiel max.mustermann@musterfirma.de

Auch bei solchen Mailadresse ist eine automatische Weiterleitung kritisch. Denn auch wenn es sich um eine geschäftliche Mailadresse handelt, kann der Absender davon ausgehen, dass genau der adressierte Empfänger diese Mail auch erhält, und nicht ein anderer Ansprechpartner in dem Unternehmen. Dadurch kann der Inhalt der Mail nur für den gewählten Empfänger abgefasst sein und soll auch keinem anderen zur Kenntnis kommen, zum Beispiel bei einer Beschwerde. Eine automatische Weiterleitung widerspricht diesem Wunsch.

Praxistipp: Bei solchen Mailadressen sollte keine Weiterleitung eingerichtet werden, sondern ein Abwesenheitsnotiz mit der Mailadresse des Vertreters. Dann kann der Absender entscheiden, ob er die Mail an den Vertreter schicken will oder nicht. 

Weiterleitung bei allgemeinen Mailadressen

Bei allgemeinen Mailadressen ist die Weiterleitung unkritisch. Solche Adressen sind anonymisiert und nicht einer bestimmten Person zugeordnet, sondern einer Abteilung oder Funktion, zum Beispiel vertrieb@musterfirma.de

Bei einer solchen Mailadresse ist die Weiterleitung auf ein anderes Geschäftskonto bei Abwesenheit unkritisch. Dem Absender muss bewusst sein, dass die Mail von mehreren Personen gelesen werden kann, daher ist auch eine Weiterleitung möglich.

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