Die Dokumentationspflicht

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist der Grundstein eines professionellen Datenschutzmanagements gemäß der Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs.2 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Durch die DSGVO bestehen für alle Unternehmen, die regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten, umfassende Dokumentationspflichten, die unbedingt ernst genommen werden sollten.

Dokumentationspflichten nach der DSGVO

Die Dokumentationspflichten treffen auch kleinere Unternehmen, Freiberufler und Einzelunternehmen. Insbesondere dann, wenn die Verarbeitung eine Gefahr für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person mit sich bringt. Wichtig ist, dass alle verantwortlichen Stellen die Dokumentationspflicht der Datenschutz-Grundverordnung ernst nehmen. Bei Verstößen drohen Bußgeldstrafen in Höhe von bis zu zwanzig Millionen Euro oder vier Prozent des weltweiten Umsatzes. Ein professionelles Datenmanagement unterstützt, dass Unternehmen sich rechtskonform im Bereich der personenbezogenen Datenverarbeitung bewegen.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Ein wichtiges Element ist das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO), das alle Schritte der personenbezogenen Datenverarbeitung dokumentiert. Dieses Verzeichnis sagt unter anderem aus, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden. Diese umfassende Art der Dokumentation ist wichtiger Bestandteil eines umfassenden Informationssicherheits- und Datenschutzsystems. Im Grunde genommen ist diese Art der Dokumentationspflicht nicht neu, denn auch das Bundesdatenschutzgesetz alter Fassung verpflichtete alle verantwortlichen Stellen bereits in ähnlichem Umfang, die Verarbeitung personenbezogener Daten zu dokumentieren.

Unterschiede zur alten Rechtslage

Der Unterschied besteht lediglich darin, dass Verstöße gegen die Dokumentationspflichten nicht bußgeldbewehrt waren. Ferner ist das neue Verarbeitungsverzeichnis nicht mehr öffentlich. Offenlegungspflicht besteht nur gegenüber den zuständigen Behörden, allerdings bestehen umfassende Informationspflichten gegenüber den Betroffenen. Neu ist auch, dass selbst kleinere Unternehmen und Dienstleister wie Apotheken und Ärzte ein Verarbeitungsverzeichnis anfertigen müssen. Diese Dokumentationspflicht ist für diesen Kreis der Verpflichteten mit erhöhtem bürokratischem und finanziellem Aufwand verbunden.

Professionelles Datenmanagement

Unternehmen, die bereits ein professionelles Datenschutzmanagement nach dem Bundesdatenschutzgesetz der alten Fassung durchgeführt haben, sollten dieses jedoch einer Überprüfung unterziehen. Genügen die bisherigen Maßnahmen auch den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung? Sollte dies nicht der Fall sein, ist zunächst zu ermitteln, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden. Hierzu bietet sich eine Auswertung aller Tools und Anwendungen an, mit denen die Datenverarbeitung erfolgt. Durch diese Maßnahme können Datenflüsse im Unternehmen analysiert werden. Sie dient unter anderem als Grundlage für die Erstellung des Verarbeitungsverzeichnisses.

Der Dokumentationsaufwand ist nicht zu unterschätzen

Obwohl die umfassenden Dokumentationspflichten für kleinere Unternehmen, Einzelunternehmer oder Freelancer eine besondere bürokratische und finanzielle Herausforderung darstellt, müssen auch sie die hohen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung umsetzen. Auch der Einwand, man wisse nicht, wie diese Dokumentationspflichten technisch umzusetzen sind, gilt nicht. Wer selbst nicht in der Lage ist, ein professionelles Datenmanagement durchzuführen, muss einen speziellen Dienstleister mit dieser Aufgabe betrauen. Auch Unternehmen können sich vor dieser ungeliebten Aufgabe nicht drücken und darauf vertrauen, das bisherige Datenmanagement werde schon ausreichend sein. Durch die mediale Berichterstattung sind Betroffene nun sensibilisierter was den Umgang mit ihren Daten angeht.

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