Die Datenschutzerklärung

Ihre Datenschutzerklärung beschreibt, wie personenbezogene Daten in der Organisation gesammelt, genutzt oder an Dritte weitergegeben - sprich verarbeitet - werden. Die Datenschutzerklärung ist ein Pflichtteil der DSGVO.

Die Bedeutung einer korrekten Datenschutzerklärung für den Online-Auftritt kleiner und mittlerer Unternehmen sollte nicht unterschätzt werden. Die rechtliche Situation durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt nach korrekten Erklärungen, die sich nicht durch das Umformulieren bestehender Texte generieren lassen. Viele Webseiten kleiner und mittlerer Unternehmen in Deutschland verfügen bisher noch über keine rechtskonforme Datenschutzerklärung. Das kann unangenehme Folgen haben – von Strafen bis hin zu nervenaufreibenden Abmahnungen.

Datenschutzerklärung – verpflichtend für jedes Unternehmen

Seit 25. Mai 2018 sind alle Unternehmen gleich welcher Größe dazu verpflichtet, die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vollständig umzusetzen. Kernelement bei Webseiten ist die Datenschutzerklärung, die dem Schutz des Nutzers dient. Sie informiert ihn ausführlich darüber, ob und in welcher Art und Weise auf der Webseite personenbezogene und andere sensible Daten erhoben werden. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass diese Nutzungshinweise direkt auf der Webseite angeführt werden müssen.

Welche Inhalte die Datenschutzerklärung enthalten soll, hängt dabei ganz von der Art und Weise der Datenerhebung auf der Webseite ab. Die Inhalte sind meist weit umfassender als viele Seitenbetreiber annehmen. Auch dann, wenn auf der Webseite keinerlei offensichtliche persönliche Daten eingegeben werden, erfasst diese dennoch oft viele personenbezogene Informationen.

Cookies müssen in die Datenschutzerklärung

Wer sich etwa mit Google Analytics oder anderen Tracking-Tools über seine Besucher informiert, muss diese zwingend darüber informieren. Auch bei Facebook, Twitter und anderen sozialen Medien ist Vorsicht angebracht. Werden diese Daten via Plugins an die Betreiber dieser Plattformen weitergegeben, muss der Nutzer darüber auch in der Datenschutzerklärung informiert werden. Bestimmte Plug-Ins sind aus Datenschutzgründen nicht mehr möglich, wie der Share-Button für Facebook, Xing und Co.

Ein eigenes Kapitel ist die Erfassung personenbezogener Daten über Cookies. Hier müssen zum einen die datenschutzrechtlichen Cookie-Richtlinien berücksichtigt werden, zum anderen muss die Datenschutzerklärung ergänzend darauf hinweisen.

Wer sich rechtskonform verhalten möchte, muss also alle Eventualitäten erfassen. Das gelingt nicht, indem man etwa alte Erklärungen anpasst. Eine rechtsgültige Datenschutzerklärung laut DSGVO muss neu erstellt werden. Dafür gibt es leider keine Vorlage, die gleichermaßen für alle Webseiten gilt. Die Erklärung sollte immer exakt auf die Webseite und darauf, welche Nutzerdaten dort zu welchen Zwecken erfasst werden, zugeschnitten sein. Nur so lassen sich Abmahnungen sicher verhindern. Dieses Risiko darf nicht unterschätzt werden: Neben Mitbewerbern sind es oft Datenschützer und Verbraucherverbände, die als Abmahner auftreten.

Allgemeine Datenschutzhinweise sind nicht ausreichend

Somit zeigt sich, dass es kein Muster geben kann, das gleichermaßen alle Webseiten von kleinen und mittleren Unternehmen in Sachen Datenschutz absichert. Zwar gibt es zahlreiche Anbieter von Datenschutz-Generatoren, mit deren Hilfe Betreiber von Webseiten ihre Datenschutzerklärungen „basteln“ können, jedoch sind diese nicht immer rechtssicher.  

Keinesfalls sollten Sie einfach den Text der Datenschutzerklärung einer anderen Webseite übernehmen! Wer ungeprüft derartige Muster verwendet, riskiert Lücken bei den verpflichtenden Hinweisen und Textfehler, die im schlimmsten Fall zu einer Abmahnung führen können.

Sind die erhobenen Daten sehr umfassend oder ist die Erfassung mit eher unüblichen Zwecken verbunden, kann es sinnvoll sein, sich beraten zu lassen – von in Sachen Datenschutz versierten Rechtsexperten wie DataGuard, die alle rechtlichen Rahmenbedingungen genau kennen.

Wer Schwierigkeiten bei der Umsetzung hat, kann sich bei der Erstellung der Erklärung von Online-Generatoren unterstützen lassen. Dabei darf man keineswegs die Fülle der erfassten Daten aus den Augen verlieren, die Laien oft nicht bewusst ist. Eine wertvolle Unterstützung können erfahrene Dienstleister rund um den Datenschutz sein.

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  • DSGVO
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DataGuard Redaktion

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