Datenschutz bei Geschäftsreisen: Darauf müssen Sie achten

Die Mobilität wächst, längst lässt sich unterwegs genauso gut arbeiten wie im Büro. Wenn dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, sollten Sie jedoch einige Vorsichtsmaßnahmen einhalten.

Ein Notebook und eine stabile WLAN-Verbindung, mehr ist in vielen Fällen nicht nötig, um auch unterwegs genauso produktiv arbeiten zu können wie im Büro. Doch Vorsicht: Mit Ihnen gehen auch vertrauliche personenbezogen Daten auf Reisen, die unterwegs besonders gefährdet sind. Daher sollten Sie einige Vorsichtsmaßnahmen treffen, damit es auf Geschäftsreisen nicht zu Datenschutzverletzungen kommt.

Notebooks & Smartphones

Passwort verwenden

Alle Geräte sollten mit einem Passwort gesichert sein. Ein sicheres Passwort besteht aus mindestens 12 Zeichen, enthält Groß- und Kleinschreibung sowie Sonderzeichen und Zahlen. 

Geräte verschlüsseln

Die Festplatten von Notebooks sollten verschlüsselt sein. Selbst wenn das Gerät abhandenkommt, sind so die dort gespeicherten Daten sicher. Bei Windows 10 Pro ist mit Bitlocker bereits eine Verschlüsselung integriert, sie muss nur aktiviert werden. Bei anderen Betriebssystemen lässt sich diese Funktion durch Drittanbieter leicht nachrüsten.

Schutzfolien verwenden

Sowohl im Zug wie auch im Flugzeug ist meistens nicht viel Privatsphäre, der Sitznachbar kann leicht auf Ihren Bildschirm sehen. Um das zu verhindern, verwenden Sie Sichtschutzfolien. Die lassen ein Blick nur zu, wenn Sie frontal hineinschauen. Bei einem seitlichen Blickwinkel bleibt der Bildschirm schwarz.

USB-Sticks

Generell sollten Sie keine vertraulichen Geschäftsunterlagen oder personenbezogene Daten auf einem USB-Stick speichern. Die kleinen Speichersticks sind zwar praktisch, aber auch sehr leicht zu verleiren. Sollten Sie dennoch nicht auf diese Speichermedien verzichten wollen, sollten Sie sie unbedingt verschlüsseln. Entsprechende Software gibt es von verschiedenen Herstellern.

Telefongespräche

Jeder hat das schon erlebt: Jemand telefoniert im im Zug oder Restaurant mit voller Lautstärke und diskutiert geschäftliche Themen. Vermeiden Sie das! Wenn Sie sich in der Öffentlichkeit befinden, diskutieren Sie keine Geschäftsgeheimnisse oder Personalangelegenheiten. Vereinbaren Sie einen Rückruf und telefonieren Sie, wenn Sie sich wieder in Ihrem Hotelzimmer oder einem abgeschiedenen Meetingraum befinden.

Vorsicht vor Diebstahl

Notebooks, Smartphones oder Aktentaschen sind gern gesehene leichte Beute für Diebe. Lassen Sie Ihre Geräte daher nicht aus den Augen! Falls doch etwas abhandenkommt, informieren Sie unverzüglich Ihren Datenschutzbeauftragten oder IT-Verantwortlichen. Sollten durch den Diebstahl personenbezogene Daten betroffen sein, handelt es sich möglicherweise um einen meldepflichtigen Datenschutzverstoß. Hier gilt eine gesetzliche Frist bis zur Meldung bei der zuständigen Behörde von 72 Stunden. Daher ist eine unverzügliche interne Meldung wichtig, um die gesetzliche Vorgabe einzuhalten.

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