COMBERA optimiert Prozesse und erspart sich jährlich Hunderte Einwilligungsabfragen
Wenn der Supermarktbesuch durch freundlich zum Probieren einladende PromoterInnen zum kulinarischen Erlebnis wird oder aufgefüllte Regale mit veganen Fleischersatzprodukten und bekannten Schokoladenriegel zum Kaufen ermuntern, steckt oftmals die COMBERA GmbH dahinter.
Die in München ansässige Fieldmarketing-Agentur zählt in Deutschland zu den führenden Spezialisten für strategische und taktische Vertriebsservices.
„Wir unterstützen internationale Markenhersteller aus Industrie und Handel mit PoS-Aktionen, intelligenter Produktplatzierung und Endverbraucher-Analysen“, sagt Jason Ramadani, HR Business Partner der COMBERA GmbH.
Dafür beschäftigt das 1976 gegründete Unternehmen rund 380 Festangestellte sowie zahlreiche Freelancer, die als Sales-Forces, Mystery-Shopper und Merchandiser im Feld im Einsatz sind.
„Personenbezogene Daten und Datenschutz spielen in unserem Business naturgemäß eine große Rolle. Mit Inkrafttreten der DSGVO sind die Anforderungen weiter gestiegen. Beinahe zeitgleich wechselte unser bis dato interner Datenschutzbeauftragter in den Ruhestand. Die Geschäftsführung entschied daraufhin, künftig mit einem externen Datenschutzbeauftragten zusammenzuarbeiten und die Aufgaben outzusourcen.“
Welche Argumente am Ende den Ausschlag für die Zusammenarbeit mit DataGuard gaben?
„Ein wichtiger Punkt war das sehr transparente und strukturierte Preismodell“, sagt Herr Ramadani. „Wir haben die Professional-Lösung gewählt. Diese deckt ein Spektrum ab, das für einen einzelnen internen Datenschutzbeauftragten gar nicht zu leisten ist – weder in fachlicher noch in zeitlicher Hinsicht. Hinzu kommt, dass die Kosten für eine externe Lösung mit DataGuard für ein mittelständisches Unternehmen, wie wir es sind, niedriger und wesentlich besser kalkulierbar sind, als es der Aufbau geeigneter interner Ressourcen wäre.“
Die Zusammenarbeit zwischen COMBERA und DataGuard startete im Juni 2020. Los ging es gewohnt systematisch mit einem Datenschutzaudit.
„Die Erkenntnisse daraus haben bei uns in kurzer Zeit zu erheblichen Verbesserungen geführt. Wir konnten unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) mithilfe von DataGuard optimieren. Alle von uns veröffentlichten datenschutzrechtlich relevanten Inhalte sind heute auf dem neuesten Stand. Zudem überprüft DataGuard unsere Datenschutzsituation in der Zusammenarbeit mit Dritten und prüft die Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß DSGVO. Kurz: Wir wissen heute, dass wir alle Anforderungen erfüllen. Das ist ein gutes Gefühl. Zudem können wir uns jederzeit auf eine Betreuung auf Augenhöhe und schnelle Rückmeldungen verlassen.“
Hinzu kommen messbare Optimierungserfolge.
„Ein zentraler Vorteil ist, dass ich bei DataGuard einen festen Ansprechpartner habe, an den ich alle Datenschutzaufgaben und -anfragen weiterspiele. Dieses Single-Point-of-Contact-Prinzip erleichtert mir das Leben als interner Datenschutzkoordinator sehr. Ohnehin sparen wir mit DataGuard jede Menge Aufwand und Arbeitszeit ein – durch die tägliche Unterstützung sowie durch einmalige Verbesserungen.“
So war bei COMBERA in der Vergangenheit insbesondere der Einsatz von Freelancern mit hohem administrativem Aufwand im Datenschutz verbunden. Der Grund:
„Wir hatten in der Regel zwar längerfristige Rahmenverträge mit unseren Freelancern geschlossen, mussten uns von ihnen aber vor jedem Einsatz schriftlich eine datenschutzrechtliche Einwilligung für die Weitergabe ihrer personenbezogenen Daten an Kunden geben lassen. Jedes Jahr kamen so Hunderte Einwilligungen zusammen, ein riesen Aufwand. DataGuard empfahl uns nach dem Audit eine wesentlich effizientere Lösung: Wir holen die Einwilligungen gemäß Artikel 13 DSGVO heute nur noch einmal und direkt mit dem Rahmenvertrag ein.“
Das Fazit von COMBERA:
„Der Wechsel zu DataGuard als externem Datenschutzbeauftragten war für uns die fachlich und wirtschaftlich beste Lösung. Jederzeit wieder!“