Die Auskunftspflicht

Seit der DSGVO besitzen die Betroffenen deutlich mehr Auskunftsrechte - geregelt durch Artikel 15. Sie sind dazu verpflichtet, die Auskunftsanfragen rasch, umfangreich und in der Regel auch kostenlos zu beantworten.

Sie sind dazu verpflichtet, die Auskunftsanfragen von Kunden und Mitarbeitern rasch zu beantworten und die Inhalte in einer geeigneten Form bereitzustellen. Dabei besitzen die Betroffenen seit der DSGVO deutlich mehr Auskunftsrechte. Die Verpflichtung, bei Auskunftsersuchen Auskünfte zu erteilen, schließt Informationen über die Datenverarbeitung und eine Aufklärung über die Betroffenenrechte ein.

Auskunftsrechte nach der DSGVO

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) intensiviert die Betroffenenrechte und stärkt damit auch das Auskunftsrecht von Lieferanten, Kunden, Mitarbeitern und sonstigen natürlichen Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden. Akteure, die für die Verarbeitung dieser Informationen in den Unternehmen verantwortlich sind, müssen diesem Informationsrecht nachkommen und für Transparenz sorgen. Die Verantwortlichen stehen daher in der Pflicht, über die Datenverarbeitung der betroffenen Personen Auskunft zu geben.

Pflicht zur Auskunftserteilung

Die Unternehmen müssen generell gemäß Art. 13 und 14 DSGVO informieren und im Falle der Geltendmachung des Auskunftsrechts durch die betroffene Person im Einzelfall Auskunft geben. Demnach kann jede Person Informationen darüber beantragen, ob das Unternehmen personenbezogene Daten speichert und nutzt, die sie betreffen. Wenn eine solche Datenverarbeitung vorliegt, hat der Anfragende ein Recht auf zusätzliche Informationen. Die Pflicht des Unternehmens zur Auskunftserteilung bezieht sich beispielsweise darauf, die betroffene Person über die Verarbeitungszwecke der erhobenen Daten aufzuklären. Außerdem müssen die Verantwortlichen darüber informieren, welche Kategorien von personenbezogenen Daten sie nutzen und wie lange sie diese voraussichtlich speichern werden. Ist die Dauer dieser Datenspeicherung nicht absehbar, muss das Unternehmen die Kriterien offenlegen, anhand derer es über die Speicherung entscheidet.

Der Betroffene hat zudem ein Recht darauf, zu erfahren, welche Adressaten diese personenbezogenen Daten bereits erhalten haben oder in Zukunft noch empfangen werden. Die Pflicht zur Auskunftserteilung betrifft außerdem die Datenherkunft. Demnach muss das Unternehmen den betroffenen Personen die Datenquelle verraten, sofern es die Informationen nicht bei ihnen selbst eingeholt hat.

Die DSGVO verpflichtet Betriebe jedoch nicht nur zur Auskunftserteilung über die Datenverarbeitung, sondern auch zur Aufklärung über die Betroffenenrechte. Demnach müssen Sie als datenverarbeitendes Unternehmen Ihre Kunden und Mitarbeiter über die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Datenverarbeitung sowie Datenübertragbarkeit informieren. Außerdem sind die Betroffenen darüber aufzuklären, dass sie einen Widerspruch gegen die Datenverarbeitung einlegen und eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde erheben können.

Auskunftsersuchen und Auskunftserteilung

Grundsätzlich kann die Auskunft schriftlich, elektronisch oder auf Wunsch des Antragstellers auch mündlich gegeben werden. Stellt der Betroffene ein Auskunftsersuchen in elektronischer Form, muss das Unternehmen die Auskünfte ebenfalls in einem solchen Format bereitstellen. In diesem Fall liegt es in der Verantwortung des Betriebes, bei der Auskunftserteilung die Daten durch Sicherheitsvorkehrungen zu schützen. Bei einer mündlichen Informationsweitergabe ist ein Identitätsnachweis des Betroffenen einzuholen.

Das Unternehmen kommt seinen Informationspflichten nach, indem es dem Kunden oder Mitarbeiter kostenfrei eine Kopie jener personenbezogenen Daten zukommen lässt, die von der Datenverarbeitung erfasst sind. Verlangt der Betroffene darüber hinaus noch weitere Ausfertigungen, oder handelt es sich um unbegründete oder exzessive Anträge, kann das Unternehmen ein angemessenes Entgelt verrechnen. Grundsätzlich muss der für die Datenverarbeitung Verantwortliche dem Auskunftsersuchen unverzüglich, jedenfalls aber innerhalb von einem Monat nachkommen. Bei komplexen Angelegenheiten ist jedoch eine Fristverlängerung um weitere zwei Monate möglich.

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