Aufbewahrungsfristen und DSGVO

Daten dürfen nur bis zu bestimmten Zeitpunkten aufbewahrt werden. Welche Frist jeweils anfällt, ist relevant um Bußgelder zu vermeiden.

Um personenbezogene Daten verarbeiten zu dürfen, benötigen Unternehmen eine entsprechende Rechtsgrundlage. Dazu zählen zum Beispiel die Einwilligung des Betroffenen oder die Verarbeitung zur Durchführung eines Vertrages. In vielen Fällen gibt es aber auch gesetzliche Vorgaben, Daten zu speichern und damit zu verarbeiten. Zu diesen Aufbewahrungsfristen zählen sehr viele steuerrechtliche Vorgänge. Doch enden diese Aufbewahrungsfristen, entfällt die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und die Daten müssen gelöscht werden. Daher ist es wichtig, die jeweiligen Fristen immer im Auge zu haben.

Schriftgut Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Abrechnungsunterlagen 10
Abtretungserklärungen, soweit erledigt 6
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 10
Akkreditive     6
Aktenvermerke 6
Aktenvermerke, wenn Bilanzunterlagen oder Buchungsbelege 10
Angebote mit Auftragsfolge 6
Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege) 10
Anhang zum Jahresabschluss (§264 HGB) 10
Anlagenvermögensbücher- und Karteien 10
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 10
Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung)  10
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation   10
Aufzeichnungen 10
Ausgangsrechnungen 10
Außendienstabrechnungen wenn Buchungsbelege 10
Außendienstabrechnungen, wenn sonstige 6
Bankbelege 10
Bankbürgschaften nach Vertragsende 10
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb 10
Belegformate 10
Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgern, wenn
Buchungsbelege        
10
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)  10
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung 10
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen 10
Betriebskostenrechnungen 10
Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung) 6
Bewertungsunterlagen 10
Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder
steuerlich erforderlich)
10
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) 10
Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation 10
Buchungsbelege 10
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) 6
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende), als Buchungsbeleg 10
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags) 10
Datensätze, Beschreibung und Aufbau der Datensicherungsregeln 10
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) 10
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) 10
Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen, Lizenzen,
Zollunterlagen etc.)
10
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung 10
Eingabedatenformate 10
Eingangsrechnungen einschließlich Berichtigungsbelege dazu 10
Einheitswertunterlagen 10
Essensmarkenabrechnungen 10
Exportunterlagen 10
Fahrtkostenerstattungsunterlagen    10
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung,
wenn Buchungsbelege
10
Frachtbriefe    6
Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen, soweit
Buchungsbeleg
10
Geschäftsberichte      10
Geschäftsbriefe (zugegangene und versandte) 6
Geschäftsbriefe (zugegangene und versandte), als Buchungsbeleg
wie z.B. Rechnungen und Gutschriften
10
Geschenknachweise 10
Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen) 10
Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen 10
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 10
Gutschriften im Sinne von “umgekehrten Rechnungen” 10
Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) 6
Handelsbücher 10
Handelsregisterauszüge, beglaubigte oder soweit im eigenen
Interesse erforderlich
10
Hauptabschlussübersicht 10
Inventare (§240 HGB) 10
Investitionszulage (Unterlagen)        6
Jahresabschluss mit Erläuterungen 10
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent 10
Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, wenn handels- oder steuerrechtlich
relevant z.B. für Vorratsbewertung
10
Kassenberichte 10
Kassenbücher/-blätter 10
Kassenzettel 10
Kassenzettel, wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden, dann
müssen keine Kassenzettel aufgehoben werden
0
Kontenpläne und Kontenplanänderungen 10
Kontenregister 10
Kontoauszüge 10
Konzernabschluss (§290 HGB) 10
Konzernlagebericht (§§290, 350 HGB) 10
Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz 6
Kreditunterlagen, wenn Buchungsbeleg 10
Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen 10
Lagerbuchführungen  10
Lieferscheine 6
Lieferscheine, sofern als Belegnachweis v.a. i. Zshg. mit einer Rechnung 10
Lohnbelege als Buchungsbelege 10
Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen 6
Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion   10
Mahnbescheide und Mahnungen (empfangene Handelsbriefe und
inhaltliche Wiedergabe abgesandter Handelsbriefe)
6  
Maske (Bildschirm-, Druck-)  10
Menu-Übersicht         10
Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege 10
Nachnahmebelege 10
Nebenbücher  10
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung   10
Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege 10
Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege 10
Preislisten 6
Preislisten, wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen 10
Programmablaufbeschreibungen      10
Programmverzeichnisse 10
Protokolle, als Handelsbrief 6
Prozessakten 10
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers 10
Quittungen     10
Rechnungen an Unternehmer 10
Rechnungen an Nichtunternehmer im Zusammenhang mit
Grundstücken (Hinweispflicht)
2
Reisekostenabrechnung 10
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)   10
Sachkonten     10
Saldenbilanzen 10
Schadensunterlagen 6
Schadensunterlagen, wenn Bilanzunterlagen 10
Scheck- und Wechselunterlagen 6
Scheck- und Wechselunterlagen, als Buchungsbeleg 10
Schriftwechsel 6
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung   10
Spendenbescheinigungen, sofern Buchungsunterlagen 10
Steuererklärungen und Steuerbescheide 10
Systemhandbücher     10
Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege 10
Überstundenlisten, wenn Lohnbelege 10
Unterlagen von Bedeutung für Besteuerung 6
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)    10
Verkaufsbücher 10
Vermögensverzeichnis 10
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) 6
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen),
wenn Buchungsbelege
10
Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege 10
Versicherungspolicen 10
Versicherungspolicen, nach Ablauf der Versicherung 6
Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von
Bedeutung und wenn Buchungsbelege
10
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher 10
Wechsel 10
Zahlungsanweisungen 10
Zollbelege 10
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung 10
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung
des Wirtschaftsjahres)
10
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  • Aufbewahrungsfristen
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DataGuard

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