Alle Jahre wieder kommt die DS-GVO

Bestimmt freuen Sie sich auch schon auf ruhige und erholsame Weihnachtstage. Bis dahin muss aber noch viel passieren. Grußkarten müssen an Kunden und Geschäftspartner verschickt werden, die betriebliche Weihnachtsfeier will organisiert sein und nicht zuletzt wäre da noch die automatische E-Mailweiterleitung über die Feiertage.

Haben Sie bei all dem auch an den Datenschutz gedacht? Denn viele Traditionen der Saison sind ohne die Verarbeitung personenbezogener Daten nicht möglich.

So gilt es zu beachten:

Die DS-GVO gilt auch bei per Post verschickten Weihnachtskarten, da etwa Name und Anschrift verarbeitet werden. Solche postalischen Sendungen sind grundsätzlich zulässig, auch ohne die Einwilligung der Betroffenen. Ihr berechtigtes Interesse ist hierbei die Kundenbindung. Ein Bestandskunde kann vernünftigerweise damit rechnen, dass eine Verarbeitung seiner Daten für diesen Zweck erfolgen wird. Sie sollten dabei jedoch auf das geltende Widerspruchsrecht hinweisen.

Diesen Hinweis können Sie entweder direkt in die Karte drucken, in einem gesonderten Blatt mitsenden oder auf dem Umschlag vermerken. Das Widerspruchsrecht besteht, da die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf das sogenannte berechtigte Interesse gestützt wird. Bitte notieren Sie sich, aus welchen Gründen heraus Sie welche Kunden anschreiben.

Der Versand von Grußkarten per E-Mail hingegen ist auch weiterhin nur mit Einwilligung der betroffenen Person zulässig.

Auch bei der Weihnachtsfeier mit den Kollegen gibt es mehr Fallstricke als nur die falsche Musik oder zu viel Glühwein. Fotos sind meistens ein schönes Souvenir und sollen gute Zeiten mit dem eigenen Team dokumentieren. Schließlich freut man sich, sie nach der Feier im Intranet oder am schwarzen Brett anzuschauen. Trotzdem sollte man vorab darauf hinweisen, dass fotografiert wird (dazu dienen die Vorlage zur Informationspflicht sowie die Einwilligung zur Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos) und es den Gästen ermöglichen, auch nicht auf Fotos abgebildet zu sein, wenn sie dies nicht möchten.

Bei allem was in der Zeit bis Heiligabend schiefgehen kann, sollte der Datenschutz nicht auf der Liste der bereuten Dinge stehen. Wer das Thema gelegentlich noch auf die leichte Schulter genommen hat, könnte sich daraus einen guten Vorsatz für das neue Jahrzehnt machen.

Wir hoffen Ihnen mit diesen Anregungen geholfen zu haben und wünsche Ihnen eine schöne und DS-GVO konforme Adventszeit. Sollten Sie Rückfragen hierzu haben, stehen wir Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung.

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