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Um personenbezogene Daten verarbeiten zu dürfen, benötigen
Unternehmen eine entsprechende Rechtsgrundlage. Dazu zählen zum Beispiel die
Einwilligung des Betroffenen oder die Verarbeitung zur Durchführung eines Vertrages.
In vielen Fällen gibt es aber auch gesetzliche Vorgaben, Daten zu speichern und
damit zu verarbeiten. Zu diesen Aufbewahrungsfristen zählen sehr viele
steuerrechtliche Vorgänge. Doch enden diese Aufbewahrungsfristen, entfällt die
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und die Daten müssen gelöscht werden.
Daher ist es wichtig, die jeweiligen Fristen immer im Auge zu haben.
| Schriftgut | Aufbewahrungsfrist (Jahre) |
| Abrechnungsunterlagen | 10 |
| Abtretungserklärungen, soweit erledigt | 6 |
| Änderungsnachweise der EDV-Buchführung | 10 |
| Akkreditive | 6 |
| Aktenvermerke | 6 |
| Aktenvermerke, wenn Bilanzunterlagen oder Buchungsbelege | 10 |
| Angebote mit Auftragsfolge | 6 |
| Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege) | 10 |
| Anhang zum Jahresabschluss (§264 HGB) | 10 |
| Anlagenvermögensbücher- und Karteien | 10 |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 10 |
| Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung) | 10 |
| Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation | 10 |
| Aufzeichnungen | 10 |
| Ausgangsrechnungen | 10 |
| Außendienstabrechnungen wenn Buchungsbelege | 10 |
| Außendienstabrechnungen, wenn sonstige | 6 |
| Bankbelege | 10 |
| Bankbürgschaften nach Vertragsende | 10 |
| Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb | 10 |
| Belegformate | 10 |
| Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgern, wenn Buchungsbelege |
10 |
| Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) | 10 |
| Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung | 10 |
| Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen | 10 |
| Betriebskostenrechnungen | 10 |
| Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung) | 6 |
| Bewertungsunterlagen | 10 |
| Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich) |
10 |
| Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) | 10 |
| Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation | 10 |
| Buchungsbelege | 10 |
| Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) | 6 |
| Darlehensunterlagen (nach Vertragsende), als Buchungsbeleg | 10 |
| Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags) | 10 |
| Datensätze, Beschreibung und Aufbau der Datensicherungsregeln | 10 |
| Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) | 10 |
| Depotauszüge (soweit nicht Inventare) | 10 |
| Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen, Lizenzen, Zollunterlagen etc.) |
10 |
| Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung | 10 |
| Eingabedatenformate | 10 |
| Eingangsrechnungen einschließlich Berichtigungsbelege dazu | 10 |
| Einheitswertunterlagen | 10 |
| Essensmarkenabrechnungen | 10 |
| Exportunterlagen | 10 |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 |
| Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege |
10 |
| Frachtbriefe | 6 |
| Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen, soweit Buchungsbeleg |
10 |
| Geschäftsberichte | 10 |
| Geschäftsbriefe (zugegangene und versandte) | 6 |
| Geschäftsbriefe (zugegangene und versandte), als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnungen und Gutschriften |
10 |
| Geschenknachweise | 10 |
| Gewinn- und Verlustrechnung (nur Jahreserfolgsrechnungen) | 10 |
| Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen | 10 |
| Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 10 |
| Gutschriften im Sinne von "umgekehrten Rechnungen" | 10 |
| Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) | 6 |
| Handelsbücher | 10 |
| Handelsregisterauszüge, beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich |
10 |
| Hauptabschlussübersicht | 10 |
| Inventare (§240 HGB) | 10 |
| Investitionszulage (Unterlagen) | 6 |
| Jahresabschluss mit Erläuterungen | 10 |
| Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent | 10 |
| Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, wenn handels- oder steuerrechtlich relevant z.B. für Vorratsbewertung |
10 |
| Kassenberichte | 10 |
| Kassenbücher/-blätter | 10 |
| Kassenzettel | 10 |
| Kassenzettel, wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden, dann müssen keine Kassenzettel aufgehoben werden |
0 |
| Kontenpläne und Kontenplanänderungen | 10 |
| Kontenregister | 10 |
| Kontoauszüge | 10 |
| Konzernabschluss (§290 HGB) | 10 |
| Konzernlagebericht (§§290, 350 HGB) | 10 |
| Kreditunterlagen, wenn Korrespondenz | 6 |
| Kreditunterlagen, wenn Buchungsbeleg | 10 |
| Lageberichte, wenn Bilanzunterlagen | 10 |
| Lagerbuchführungen | 10 |
| Lieferscheine | 6 |
| Lieferscheine, sofern als Belegnachweis v.a. i. Zshg. mit einer Rechnung | 10 |
| Lohnbelege als Buchungsbelege | 10 |
| Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen | 6 |
| Magnetbänder, wenn Grundbuch oder Konten- oder Belegfunktion | 10 |
| Mahnbescheide und Mahnungen (empfangene Handelsbriefe und inhaltliche Wiedergabe abgesandter Handelsbriefe) |
6 |
| Maske (Bildschirm-, Druck-) | 10 |
| Menu-Übersicht | 10 |
| Mietunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege | 10 |
| Nachnahmebelege | 10 |
| Nebenbücher | 10 |
| Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung |
10 |
| Pachtunterlagen (nach Vertragsende), soweit Buchungsbelege |
10 |
| Postgiroauszüge und Belege, wenn Buchungsbelege |
10 |
| Preislisten | 6 |
| Preislisten, wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen | 10 |
| Programmablaufbeschreibungen | 10 |
| Programmverzeichnisse | 10 |
| Protokolle, als Handelsbrief | 6 |
| Prozessakten | 10 |
| Prüfungsberichte des Abschlussprüfers | 10 |
| Quittungen | 10 |
| Rechnungen an Unternehmer | 10 |
| Rechnungen an Nichtunternehmer im Zusammenhang mit Grundstücken (Hinweispflicht) |
2 |
| Reisekostenabrechnung | 10 |
| Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) |
10 |
| Sachkonten | 10 |
| Saldenbilanzen | 10 |
| Schadensunterlagen | 6 |
| Schadensunterlagen, wenn Bilanzunterlagen | 10 |
| Scheck- und Wechselunterlagen | 6 |
| Scheck- und Wechselunterlagen, als Buchungsbeleg | 10 |
| Schriftwechsel | 6 |
| Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung |
10 |
| Spendenbescheinigungen, sofern Buchungsunterlagen |
10 |
| Steuererklärungen und Steuerbescheide |
10 |
| Systemhandbücher | 10 |
| Telefonkostennachweise, wenn Buchungsbelege |
10 |
| Überstundenlisten, wenn Lohnbelege |
10 |
| Unterlagen von Bedeutung für Besteuerung |
6 |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) |
10 |
| Verkaufsbücher | 10 |
| Vermögensverzeichnis | 10 |
| Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) |
6 |
| Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen), wenn Buchungsbelege |
10 |
| Versand- und Frachtunterlagen, wenn Buchungsbelege | 10 |
| Versicherungspolicen | 10 |
| Versicherungspolicen, nach Ablauf der Versicherung | 6 |
| Verträge, sonstige, soweit handels- und steuerrechtlich von Bedeutung und wenn Buchungsbelege |
10 |
| Wareneingangs- und Warenausgangsbücher | 10 |
| Wechsel | 10 |
| Zahlungsanweisungen | 10 |
| Zollbelege | 10 |
| Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung |
10 |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) |
10 |
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Das lässt sich seriös nicht beziffern. Allein der Vertrauensverlust bei Kunden kann ein Unternehmen in die Insolvenz führen. Investitionen in den Datenschutz sind daher ein Muss und lohnen sich mit Sicherheit. Kommt es doch mal zu einer Datenpanne, gibt unser DSGVO-Bußgeldrechner eine erste Orientierungshilfe. Berechnen Sie Ihre zu erwartende Bußgeldhöhe schnell und unkompliziert:
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